Launavinnsla í árstíðabundnum rekstri
Í ferðaþjónustu, veitingarekstri og öðrum árstíðabundnum greinum breytist fjöldi starfsmanna hratt. Ef launaferlið fylgir breytingunum ekki eftir koma upp villur sem valdið geta ágreiningi og óþarfa kostnaði.
Markmiðið á að vera skýrt: launavinnslan þarf að þola sveiflurnar og ekki valda truflun í rekstri.
Helstu vandamál sem koma upp
Í verkefnum hjá Aðalbókaranum sjáum við aftur og aftur sömu punkta:
- Ófullnægjandi gögn við ráðningu
Starfsmaður byrjar áður en kennitala, bankaupplýsingar, skattkort og samningur liggja fyrir. Þetta skapar vandamál við fyrstu launagreiðslu og getur tafið greiðslur. - Tímaskráning úr mörgum áttum
Tímar koma úr vaktaplani, kassa, appi og skilaboðum. Ekkert eitt „rétt“ skjal. Þegar upplýsingar berast úr mörgum áttum eykst hætta á innsláttarvillum og ósamræmi. - Flókin vaktakerfi og yfirvinna
Starfsfólk í veitingum og ferðaþjónustu vinnur yfirleitt vaktavinnu. Kvöld- og helgarálag, mismunandi launaflokkar og tilfallandi fastir launaliðir auka villuhættu. Hver villa í útreikningi á yfirvinnu eða álagi getur skapað kostnað eða ágreining með tilheyrandi vantrausti. - Mikil starfsmannavelta
Stöðug ráðningar og starfslok gera orlofs- og lokauppgjör viðkvæm og tímafrek.
Lágmarksferli sem þarf að vera til staðar
Til að launakerfi virki í árstíðabundnum rekstri þarf skýrt ferli frá ráðningu til lokauppgjörs:
- Ráðning
- Staðlað eyðublað fyrir nýja starfsmenn.
- Enginn fer á vakt án kennitölu, bankareiknings, skattkorts og undirritaðs samnings.
- Tímaskráning
- Ein samþykkt leið fyrir allt starfsfólk (app, kerfi eða kassi).
- Skilafrestur skilgreindur – t.d. daglega eða vikulega.
- Tengsl við launakerfi til að koma í veg fyrir innsláttarvillur
- Úrvinnsla launa
- Launaflokkar skilgreindir í kerfinu (dagvinna, yfirvinna, álag, orlof o.s.frv.).
- Sjálfvirkar athuganir á frávikum (óvenju háar tímatalningar, óeðlileg yfirvinna o.fl.).
- Nákvæmir greiningar á mismunandi launatöxtum
- Samþykkt launa
- Yfirlit til rekstrarstjóra/eiganda með heildarlaunum, yfirvinnu og frávikum.
- Skráð samþykkt áður en laun eru keyrð.
- Tækifæri til að leiðrétta villur áður en greiðslur fara fram
- Lokauppgjör og skilagreinar
- Sjálfvirk skil á lífeyri, stéttarfélögum og sköttum.
- Listi yfir starfsmenn sem hætta á tímabilinu og staða lokauppgjörs.
Mælaborð fyrir stjórnendur
Til að fylgjast með launakostnaði á álagstímum er gagnlegt að hafa einfalt mælaborð, t.d. mánaðarlega:
- heildarlaun og launatengd gjöld,
- yfirvinnustundir og hlutfall yfirvinnu,
- fjöldi starfsmanna á mánuði,
- launakostnaður sem hlutfall af veltu.
Slíkt yfirlit sýnir fljótt hvort launakostnaður sé að fara úr hófi á háannatíma og gerir kleift að bregðast við áður en vandamál verða of stór.
Hvenær er skynsamlegt að útvista?
Úthýsing á launavinnslu er sérstaklega áhugaverð þegar:
- starfsmannafjöldi sveiflast verulega milli mánaða,
- launakostnaður er stór hluti rekstrarins,
- og launavinnslan er í höndum fólks sem einnig ber ábyrgð á daglegum rekstri.
Þá getur verið hagkvæmt að færa launavinnslu til sérfræðinga sem fylgjast daglega með kjarasamningum, lögum og skilum til yfirvalda, en skila stjórnendum reglulegum, skýrum yfirlitum.
Samantekt
Árstíðabundinn rekstur þarf launaferli sem er skýrt, endurtekið og óháð einstaklingsþekkingu.
Með:
- einni tímaskráningarleið,
- staðluðum ráðningarferlum,
- formlegri samþykkt launa
- og reglulegu mælaborði,
má draga verulega úr áhættu, spara tíma og bæta fyrirsjáanleika launakostnaðar.
Aðalbókarinn býður upp á faglega launavinnslu fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki. Við höfum umsjón með launum, sköttum, skilagreinum og samskiptum við yfirvöld svo rekstraraðilar geti einbeitt sér að viðskiptavinum og vexti.
Ef þú vilt vita hvort við getum hjálpað þér með launavinnslu, hringdu eða sendu skilaboð. Við byrjum á stuttu samtali þar sem við komumst að því hvort við getum bætt ferlið hjá þér.