Rekstur, bókhald og hagkvæmar lausnir

Hvernig greinir þú reksturinn, áttar þig á bókhaldinu og finnur hagkvæmar lausnir? Hvernig lítur fjárhagurinn út? Ertu að greiða reikninga á réttum tíma? Færðu reikninga greidda á réttum tíma? Ertu með gott kerfi til að ná góðri yfirsýn? Hvaða aðferðir nýtirðu til að ná utan um reksturinn?

Við mælum að sjálfsögðu með að viðurkenndur bókari færi bókhaldið og að það sé gert reglulega. Við hjá Aðalbókaranum fáum til að mynda gögn send á tveggja mánaða fresti til okkar, þegar virðisaukaskattsuppgjör er í nánd. Eftir þær færslur sést vel hverng reksturinn stendur miðað við áætlanir. En það þýðir ekki að ekki hægt sé að fylgjast vel með inn á milli.

1. Sækja gögn

Vikuleg skoðun á fjármálum er góð regla. Að skoða í hvað útgjöldin fara og hvernig salan stendur.  Bera þetta saman og átta sig á frávikum frá áætlun, ef einhver eru. Hér er ekki verið að tala um að færa bókhaldið, heldur einfaldlega sækja útgjöldin af bankayfirlitinu og hlaða upp í yfirlitsblað. Markmiðið hér er að ná í þessar fjárhagsupplýsingar, sækja gögnin.

2. Greina gögnin fyrir bókhaldið

Eftir að búið er að hlaða gögnunum upp í yfirlitsblaðið er gott að færa þau undir þá kostnaðarliði sem valdir hafa verið til greiningar. Hér erum við ekki að tala um að undirbúa bókhald á neinn máta heldur að ná góðri yfirsýn. Þetta býður hinsvegar upp á tækifæri til að ræða um bókhaldið við bókhaldarann, greina gögnin fyrir bókhaldið. Stundum koma spurningar um hvort þetta eða hitt sé frádráttarbært. Með því að fara vikulega yfir reksturinn sést vel hver staðan er.

3. Greiðsla reikninga.

Eitt af því mikilvæga er að átta sig á hvort og hvenær reikningar eru greiddir. Vikulegar yfirferðir fjármálanna gera þetta auðveldara og ef einhverjir eru komnir yfir eindaga er hér tækifæri til að minna á greiðslu.

Áminningin þarf ekki að vera flókin, heldur getur verið klókt að hafa einn uppsettan tölvupóst um áminningu. Þannig sparast tími og fyrirhöfn en með þvi að nota sama formið fer þessi framkvæmd í sjálfvirka vinnslu.

Þessi vikulega athöfn og yfirsýn ætti ekki að taka meira en 30 mínútur en getur verið vel þess virði til að ná góðri yfirsýn yfir reksturinn.

Verkefni allra sem standa í rekstri þessa dagana er að fara gaumgæfulega yfir alla kostnaðarliði. Kanna hvar hægt er að finna hagkvæmari lausnir við að lækka kostnað, úthýsa ef hægt er. Getur bókhaldsþjónusta eins og hjá Aðalbókaranum hentað þar sem gefið er fast verð í þjónustuna yfir árið og engir aukareikningar sendir fyrir þjónustuna á meðan á samningstíma stendur?

Bókhaldsþjónusta eða færa bókhaldið sjálf/ur?

Spurningin hvort bókhaldsþjónusta henti eða að þú ættir að færa bókhaldið sjálf/ur fer eftir eðli vinnu þinnar og þekkingu.

Bókhald og sérfræðiþekking
Bókhald er tímafrek vinna en eftir því sem það er gert oftar lærir maður inn á verkferlana og fer að þekkja það betur. Spurningin er hinsvegar hvort tímanum sé betur varið í sérfræðiþekkingu hvers og eins heldur en bókhaldið. Þeir sem eru að byrja sinn rekstur þurfa að setja á sig marga hatta varðandi reksturinn og þá getur bókhaldið aukið á stress, sér í lagi þegar kemur að skilum gagnvart hinu opinbera.

Bókhaldsþekking margra er úr menntaskóla og þekkja þeir vel debet og kredit. Aðrir kynnast því í háskóla í tengslum við nám sitt. Margir telja sig geta fært það og geta það helsta að sjálfsögðu. Margir gefa sér hinsvegar helst til of mikið kredit í bókhaldsþekkingu og átta sig fyrr en seinna að ástríða þeirra er af allt öðrum meiði.

Fyrirtækjaeigendur þurfa því að spyrja sig hvað það er sem gerir þá skapandi og framsækna. Er það bókhald eða það sem ýtti þeim út í að stofna fyrirtækið?

Viðurkenndur bókari og endurskoðandi
Það hafa ekki allir ástríðu fyrir bókhaldi, það vitum við sem vinnum við fagið. Aðalbókarinn býður bókhaldsþjónustu á föstu verði til að auðvelda viðskiptavinum sínum að áætla þann lið. Endurskoðandi er að öllu jöfnu ekki nauðsynlegur litlum og meðalstórum fyrirtækjum heldur viðurkenndur bókari sem sér um að bókhaldið sé traust og öruggt.

Þjónusta Aðalbókarans er alhliða bókhaldsþjónusta sem gerir rekstraraðilum kleift að einbeita sér að rekstrinum í öruggri vissu um að á meðan sjáum við um að bókhaldið sé fært, laun reiknuð og og þeim skýrslum sem skila á, sé skilað.

Sendu okkur línu á adalbokarinn@adalbokarinn.is og við förum yfir þarfir fyrirtækisins, hvernig bókhaldsþjónusta Aðalbókarans gæti nýst sem og hvernig við getum komið að liði.

Bókhald og rekstur á tímum COVID-19

Bókhald er ekki algengasta umræðuefnið þessa dagana. Heldur er það COVID-19 og það ekki að ástæðulausu. Við gerum öll okkar besta til að hefta útbreiðslu veirunnar og verja heimili okkar og fjölskyldu. En hvað geta lítil og meðalstór fyrirtæki gert til að bregðast við breyttum aðstæðum?

Við settum saman 5 atriða lista til að gera fyrirtækið hæfara á krepputímum:

1. Skilja til fullnustu í hvað peningarnir fara
Að hafa bókhaldið í lagi og stemma af er alltaf góð regla en í kreppuástandi er það enn mikilvægara. Stemma af banka og bókhald oftar og endurskoða öll útgjöld því safnast þegar saman kemur.

2. Nýta eignir betur
Þetta á auðvitað alltaf við. En í kreppu ástandi er gott að rýna vel í allar eignir og athuga hvernig hægt er að láta þær vinna betur.

Tökum dæmi:

  • Allur lager, koma honum í verð, jafnvel lækka verð, vera með tilboð o.þ.h.
  • Lausa fjármunir ef eru til staðar – endurfjárfesta í fyrirtækinu til framtíðar.
  • Rukka inn alla útistandandi reikninga, gera greiðsluáætlun með þeim sem eiga í greiðsluerfiðleikum.
  • Ef húsnæðið er rúmt má alltaf leigja hluta þess út.

3. Skuldir
Forgangsraða skuldum, greiða þær óhagstæðustu fyrs.  Semja við lánadrottna og setja upp greiðsluáætlun. Taka kostnaðarsömustu skuldirnar fyrst. Endurfjármagna og ná þannig enn betur utan um skuldirnar.

4. Langtímamarkmið og viðbragðsflýtir
Það er gott að hafa markmið rekstursins í forgrunni og velja viðbragð að yfirlögðu ráði við hverri áskorun. Ef fjárhagsvandræði eru fyrirsjáanleg er gott að biðja bankann og aðrar lánastofnanir um frekari fyrirgreiðslu til að vera viðbúin ef á þarf að halda. Best er þó að hafa langtímamarkmiðin að leiðarljósi og fylgjast grannt með öllum breytingum í rekstrinum, velja viðbragð og sjá næstu leiki fyrir. Nú er tími yfirsetu og útsjónarsemi.

5. Vera opin fyrir nýjum tækifærum
Að halda sjó er ágætis viðmið útaf fyrir sig. En þegar fyrirtæki sjá fram á algjört tekjuhrun, þá getur það reynst ábending um að skoða ný tækifæri í rekstri. Bjóða nýja vörur eða þjónustu. Vera opin fyrir tækifærum, ganga til samstarfs nú eða jafnvel sameinast öðrum.

Í kreppu verða allar ákvarðanir mikilvægar. Einföldustu ákvarðanir geta jafnvel skilið á milli feigs og ófeigs. Með góða og trausta yfirsýn eru fyrirtæki betur í stakk búin til að takast á við það sem framundan er. Við stöndum við bakið á okkar viðskiptavinum, færum bókhaldið og hjálpum þeim að rýna í reksturinn, svo hægt sé að taka skynsamlegar ákvarðanir á hverjum tíma.

Ef við getum orðið ykkur að liði varðandi bókhald og rekstur þá ekki hika við að senda okkur línu á adalbokarinn@adalbokarinn.is.

Ársreikningar og skattframtöl

Það er þessi tími árs þar sem nauðsynlegt er að fara yfir rekstur ársins á undan og gera það upp. Árseikningar og skattframtöl eru verkefnin sem liggja meðal annars fyrir og rétt er að koma þeim til hins opinbera í tíma. 

Það er engin ástæða til að flækja uppgjör eða kasta til höndunum, því lög og reglur kveða nákvæmlega á um hvernig þetta skuli gert og þú getur treyst því að Aðalbókarinn gengur frá þínum málum á réttan máta og á réttum tíma.

Nú er tilvalið að taka næstu daga í að safna saman gögnunum og koma þeim í hendur Aðalbókarans til að vinna úr þeim. Það léttir álagi af stjórnendum að hafa ekki áhyggjur af óunnum verkefnum í bókhaldinu, og geta farið yfir reksturinn í rauntölum og brugðist við þar sem bregðast þarf við og geta þá endurskoðað áætlanir í framhaldinu.

Það er merki um heilbrigðan rekstur að geta lagt fram ársreikning og gert upp sín mál við skattinn innan tilskilins frests. Aðalbókarinn vinnur allt bókhald traust og örugglega, skilar á tíma og veitir sínum viðskiptavinum ró yfir öllum skilum til hins opinbera. Það er okkar leiðarljós í allri okkar vinnu.

Að útvista og vaxa

Að vaxa er oft markmið eigenda. Til að ná því markmiði getur verið þægilegt að útvista verkefnum.

Um leið og sala eykst og fleiri starfsmenn eru ráðnir inn þurfa allir ferlar að styðja við vöxtinn. Þá verður bókhaldið og yfirsýn þess sérlega mikilvægt.

Öflugt, traust bókhald og fjármálastjórn þurfa að endurspegla reksturinn svo starfsmenn geti einbeitt sér að kjarnastarfsemi fyrirtækisins, tekjuöflun og þjónustu við viðskiptavini.

Það góða við að útvista bókhaldinu til sérfræðinga er að það auðveldar stjórnendum að einblína á vöxt og heilbrigðan rekstur. Engin þörf er á að þjálfa starfsfólk í bókhaldi, nýjustu reglugerðum og skattaumhverfi því bókhaldarinn hefur þær upplýsingar á takteinum.

Aðalbókarinn hefur í gegnum árin fylgt mörgum minni fyrirtækjum í gegnum sín vaxtarskeið. Þau hafa náð árangri, hvert á sínu sviði því stjórnendur þeirra hafa getað reitt sig á upplýsingar, yfirsýn og ráðgjöf á hverju því vaxtarskeiði sem fyrirtækin hafa staðið frammi fyrir.

Það er almenn reynsla þeirra sem huga að vexti að útvistun gefi þeim tækifæri á að einblína á reksturinn. Það styður þá skoðun okkar að fyrirtæki njóti góðs af því að útvista bókhaldi til fagaðila eins og Aðalbókarans.

Bókhaldsdeild einyrkjans

Ert þú að íhuga að stofna eigið fyrirtæki og vinna að þínum hugðarefnum? Sífellt bætist í hóp þeirra sem stunda eigin rekstur og er gaman að heyra af hinum fjölmörgu fyrirtækjum sem leita til okkar með bókhaldsþjónustu.

Oft er sagt að þú gerir það sem þú ert best/ur í og við sjáum um afganginn – hver svo sem sá afgangur er. En bókhald getur þó aldrei verið neinn afgangur og leggjum við hjá Aðalbókaranum metnað okkar í að vera einyrkjum sem og öðrum til stuðnings.

Við tjöldum ekki til einnar nætur heldur lítum svo á að við séum bókhaldsdeildin í þeim fyrirtækjum sem við vinnum með og aðstoðum stjórnendur og eigendur við að hafa góða yfirsýn yfir fjármál fyrirtækisins.

Fyrir utan að færa bókhaldið og láta vita af öllum gjalddögum sem framundan eru þá erum við alltaf eitt símtal í burtu, erum til taks og þjónustu reiðubúin. Mannleg samskipti koma aldrei í staðinn fyrir önnur samskipti og leggjum við mikið upp úr að þekkja til reksturs viðskiptavina okkar til að geta ráðlagt eftir bestu vissu.

Svo finnst okkur bókhald bara svo skemmtilegt og iðum í skinninu við færa það fyrir okkar fólk og gefa þeim sem gleggsta mynd af rekstrinum.

Ef þú ert einyrki og ert að velta fyrir þér bókhaldsþjónustu þá sendu okkur fyrirspurn hér!

Launavinnsla

​​Launavinnsla er mikilvægur grunnþáttur í rekstri fyrirtækja. Að ýmsu þarf að gæta til að tryggja hnökralausa afgreiðslu á launum, sköttum og skilagreinum: huga að því að grundvallarforsendur séu réttar, taka saman gögn, framkvæma launavinnsluna og undirbúa útgreiðslur.

Grundvöllur hnökralausrar launavinnslu er að allar forsendur launaútreikninga séu rétt upp settar í launakerfum. Styðjast þarf við réttar skattprósentur og að skattkortsupplýsingar starfsmanna séu rétt uppsettar.  Ennfremur þarf að skrá þá lífeyrissjóði og verkalýðsfélög sem starfsmen greiða í og greiðsluforsendur hvers um sig.

Fyrsta stig hverrar launavinnslu er að taka saman allar upplýsingar sem eiga erindi á launaseðla. Telja þarf saman unna tíma, frítíma og veikindadaga. Í sumum tilvikum þarf að taka saman úttektir starfsmanna, fyrirframgreiðslur og ýmsar aukagreiðslur, svo sem dagpeninga, ökutækjastyrk, ferðastyrk og líkamsræktarstyrk.

Þegar búið er að taka saman allar nauðsynlegar upplýsingar er komið að því að færa þær inn í launakerfið og reikna launin. Eftir að gengið er úr skugga um að niðurstöður launakeyrslunnar séu villulausar má prenta út launaseðla og senda skilagreinar á rétta staði. Þá er svo komið að hægt er að greiða út laun, skatta og launatengd gjöld.

Villulaus launaafgreiðsla er mikilvæg forsenda starfsánægju og kemur í veg fyrir aukavinnu vinnuveitanda við leiðréttingar og samskipti við innheimtuaðila. Til að tryggja rétta útkomu er mikilvægt að vinna skipulega og af vandvirkni og gæta þess að klára sérhvert þrep vinnslunar áður en áfram er haldið.

Útvistun eða eigin vinna?

Vönduð bókhaldsvinna hvort sem hún er í útvistun eða eigin vinna er grundvöllur þess að reksturinn gangi upp. Það vita allir sem reynslu hafa af rekstri fyrirtækja. Að sama skapi er líka rétt að vinna við bókhald er tímafrek. Tími eigenda sem fer í að færa bókhald er tími sem líkast til væri betur nýttur í að sinna grunnþáttum rekstursins.

Í upphafi er stundum besti kosturinn að færa sitt eigið bókhald. Sá sem tekur tíma í að færa bókhaldið sjálfur sparar útlagðan kostnað. Það er líka kostur að sá sem færir sitt eigið bókhald nær að átta sig á ýmsu varðandi reksturinn og hefur alltaf aðgang að öllum gögnum.

Til lengdar er eigin vinna við að færa bókhaldið ekki ekki endilega góður valkostur. Það að færa sitt eigið bókhald getur þegar upp er staðið reynst dýrkeypt. Mistök og misskilningur getur leitt til kostnaðarauka.

Bókhaldsvinna hentar vel til útvistunar og er góð lausn ef stærð fyrirtækisins leyfir ekki að ráðinn sé sérstakur starfsmaður í bókhald. Raunin er til dæmis sú að oft þegar kemur að því að færa bókhaldið í hendur fagmanna til að útbúa ársreikning og skila framtali þarf að vinna töluvert upp aftur, og sú vinna getur auðveldlega gert sparnað við eigin vinnu að engu. Auk þessa þarf að taka með í reikninginn kostnað við hugbúnað, tæki og tól.

Á einhverjum  tímapunkti kemur að því að fólk sem stendur í fyrirtækjarekstri vaknar upp við að annaðhvort geta ekki eða vilja ekki lengur sinna bókhaldsfærslunni sjálft. Þegar þar er komið sögu er besta lausnin að útvista bókhaldinu til sérfæðinga í bókhaldi.

Fyrir utan augljósan tímasparnað, fylgir útvistun margvíslegur ábati,  aðgangur að sérfræðiþekkingu í bókhaldi og oft á tíðum margháttað liðsinni; með því að bókhaldarinn öðlast innsýn í rekstur fyrirtækisins getur  hann verið eiganda þess til skrafs og ráðagerða um reksturinn. Ef tekin er ákvörðun um að útvista bókhaldinu er því mikilvægt að eigandinn sjái áfram um gjaldkerahlutverkið og láti peningaumsýslu ekki í annarra hendur.

Margir eigendur smærri fyrirtækja hafa góða reynslu af því að útvista bókhaldinu, en með stækkun fyrirtækisins getur komið að því að ákveðið er ráða sérstakan starfsmann til að sjá um bókhaldið. Það er hins vegar ágætis viðmið að reikna með því að það sé líklega ekki orðið fullt starf að sjá um bókhaldið fyrr en starfsmenn eru orðnir um þrjátíu.

Það eru margir kostir við að fá aðstoð við að færa bókhaldið og sjá um  gagnaskil og samskipti sem tengjast því. Þegar ekki hvílir lengur á eigandanum að sinna bókhaldinu, losnar tími sem hægt er að nota til þess að hugsa, vinna áætlanir og huga að framtíð rekstrarins. Með útvistun bókhaldsins til traustrar bókhaldsþjónustu fær fyrirtæki aðgengi að sérfræðingi með víðfeðma þekkingu á rekstri minni fyrirtækja. Eigandinn getur beint orku sinni og tíma að því að rækta fyrirtækið og það skilar sér í afkomunni. ​

Dagpeningar og hliðstæðar endurgreiðslur

Dagpeningar eru endurgreiðsla á kostnaði sem launþegi verður fyrir vegna tilfallandi vinnuferða á vegum vinnuveitanda utan venjulegs vinnustaðar. Í því felst að launþeginn fær tilgreinda fjárhæð frá vinnuveitanda og sér sjálfur um að greiða mat eða gistingu. Um skattskyldar tekjur er að ræða en móttakanda dagpeninga er svo heimilt að draga dagpeninga frá samkvæmt tilgreindum reglum.

Launagreiðanda er í sjálfu sér heimilt að greiða hvaða upphæð sem er í dagpeninga en heimill frádráttur á móti er háður reglum í skattmati RSK. Ef greidd upphæð er hærri en leyfilegur frádráttur þarf að greiða tekjuskatt af mismuninum. Þetta leiðir af sér að algengast er að upphæð greiddra dagpeninga fylgi skattmatsreglunum og í daglegu máli er oftast átt við þá upphæð þegar talað er um dagpeninga (þ.e.a.s upphæð heimils frádráttar). RSK miðar heimilan frádrátt yfirleitt við þá upphæð sem Ferðakostnaðarnefnd ákveður en svo þarf ekki að vera, þ.a. nauðsynlegt er að ganga úr skugga um hver upphæðin er.

Ferðakostnaðarnefnd ákveður dagpeningagreiðslur almennra ríkisstarfsmanna vegna ferða á vegum vinnuveitanda. Ferðakostnaður er athugaður nokkrum sinnum á ári þó upphæð ferðakostnaðar breytist yfirleitt sjaldnar. Nefndin hefur ákveðinn gagnagrunn til að halda utan um gisti- og fæðiskostnað og er upphæð dagpeninga meðaltal af upplýsingum þaðan.

Skilyrði þess að frádráttur á móti greiddum dagpeningum sé heimill eru eftirfarandi:

  • tilfallandi ferð utan venjulegs vinnustaðar
  • sannaður ferða- og dvalarkostnað vegna vinnuveitanda
  • gögn um tilefni ferðar, fjölda dvalardaga, og fjárhæð dagpeninga ásamt nafni
  • og kennitölu launþega liggja fyrir í bókhaldi launagreiðanda
  • frádráttarbær upphæð er að hámarki upphæð greiddra dagpeninga

Upphæð heimils frádráttar er mismunandi eftir því hvort um ferð innan- eða utanlands er að ræða en einnig hefur tilefni ferðarinnar áhrif á hana. Þannig eru dagpeningar vegna þjálfunar, náms eða eftirlitsstarfa erlendis lægri en almennir dagpeningar. Einnig er sérstakur frádráttur vegna uppihalds, heimill fyrir launþega sem starfar tímabundið erlendis hjá íslenskum vinnuveitanda. Slíkan frádrátt má nýta sér í allt að þrjú ár.

Með tilfallandi ferðum utan venjulegs vinnustaðar er átt við að launþegi er sendur í einstaka ferðir en að hann hafi að jafnaði fasta starfsstöð. Séu ferðir „ríkur og reglubundinn þáttur í starfinu„ er það ekki metið svo að um tilfallandi ferðir sé að ræða. Þetta kemur fram í Úrskurði Yfirskattanefndar nr. 42/2005 þar sem tryggingasölumaður hafði tilgreint dagpeninga á skattframtali og frádrátt á móti. Hann fór í reglubundnar söluferðir um landið, allt að 2 vikur í senn. Honum var ekki heimill frádrátturinn á þeim forsendum að um ríkan og reglubundinn þátt í starfi hans væri að ræða.

Til að geta sýnt fram á að um ferða- og dvalarkostnað á vegum vinnuveitanda sé að ræða þarf að eiga reikninga og greiðslukvittanir auk þess sem vinnuveitandinn þarf að halda utan um greidda dagpeninga í bókhaldi sínu. Og svo má ekki draga frá hærri upphæð en launþeginn fékk greidda. Dæmi: Heimilt er að draga 15.000 kr. frá greiddum dagpeningum. Launþegi fékk 10.000 kr. greidda í dagpeninga og það er upphæðin sem er frádráttarbær hjá honum.

Í 1. tl. A-liðar 30. gr. laga nr. 90/2003 er minnst á að auk dagpeninga megi draga frá hliðstæðar endurgreiðslur. Launþegi hefur þá orðið fyrir kostnaði í starfi sínu vegna ferða- og dvalarkostnaðar og fengið endurgreiðslu frá atvinnurekanda á móti. Litið er svo á að um endurgreiðslu á útlögðum kostnaði sé að ræða. Það þarf að halda öllum reikningum og kvittunum til haga til að sýna fram á hve mikill kostnaðurinn var (sannaður kostnaður). Heimill frádráttur fer eftir matsreglum fjármálaráðherra.

Á þessu var tekið í Héraðsdómi nr. 119/1998. Vörubílstjóra sem ók reglulega á milli Blönduóss og Reykjavíkur var óheimilt að nýta sér frádrátt vegna dagpeninga þar sem ekki var um tilfallandi ferðir að ræða. En hann mátti draga frá útlagðan kostnað vegna starfs síns. Í þessu tilviki var kostnaðurinn þó metinn þar sem engin gögn til að sýna fram á útlagðan kostnað voru lögð fram.

ATH! Þessar reglur eiga þó aðeins við um launþega. Maður í sjálfstæðum rekstri sem verður fyrir kostnaði vegna rekstursins má gjaldfæra þann kostnað, líka fæðiskostnað.

Akstursstyrkur – allt sem þú þarft að vita

​Ökutækjastyrkur er greiðsla frá launagreiðanda til launþega  fyrir noktun eigin bifreiðar í starfi. Greiðslan getur bæði verið föst fjárhæð t.d. á mánuði og gjald fyrir hvern kílómetra samkvæmt akstursdagbók eða akstursskýrslu.

Heimilt er að draga kostnað vegna reksturs bifreiðarinnar frá á móti þessum greiðslum að uppfylltum ákveðnum skilyrðum:

  1. Launþegi notar eigin bifreið í þágu launagreiðanda og ber kostnað af. Rekstrarkostnaðurinn þarf að vera sannanlegur og er því nauðsynlegt að halda saman kvittunum fyrir öllum útlögðum kostnaði vegna bifreiðarinnar.
  2. Færð hafi verið akstursdagbók eða akstursskýrslaþar sem skráð er hver ferð, dagsetning, ekin vegalengd, aksturserindi, kílómetragjald, nafn og kennitala launamanns og einkennisnúmer viðkomandi ökutækis. Færa skal þessi gögn reglulega og skulu þau vera aðgengileg skattyfirvöldum þegar þau óska þess.
  3. Enginn frádráttur er heimill vegna ökutækjastyrks sem fenginn er vegna aksturs á milli heimilis og vinnustaðar!

Frádráttarbær kostnaður

  1. Sá hluti af heildarrekstrarkostnaði bifreiðarinnar sem svarar til afnota hennar í þágu launagreiðanda.Ákveðið hámark er á frádrætti miðað við hvern ekinn kílómetra í þágu launagreiðanda, sem ákveðið er á ári hverju. Hámarkið getur tekið breytingum innan ársins, en við álagningu er hámarksfjárhæðin vegið meðaltal af þeim fjárhæðum sem í gildi voru á tekjuárinu. Aldrei leyfist þó hærri fjárhæð til frádráttar en talin er til tekna sem ökutækjastyrkur. Rekstrarkostnaður er t.d. eldsneytiskostnaður, viðgerðarkostnaður, smurning, hjólbarðar og viðgerðir á þeim, tryggingar og bifreiðagjöld.
  2. Hlutfallsleg árleg afskrift sem nemur nýtingu mest einnar bifreiðar í eigu launagreiðanda á hverjum tíma. Bifreið getur t.d. verið í eigu launþega hluta úr ári og notuð allan tímann í þágu launagreiðanda. Við slíkar aðstæður skal hlutfalla afskrift til samræmis við eignarhaldstíma á árinu.
  3. Fái launþegi greitt svonefnt „sérstakt gjald” (vegna aksturs á vegum fyrir almenna umferð þar sem ekki er bundið slitlag) eða „torfærugjald” (vegna aksturs utan vega eða á vegaslóðum sem ekki eru færir fólksbílum) á árinu má hækka hámarksfrádrátt fyrir hvern ekinn kílómetra sem hann fær greiddan samkvæmt „sérstöku gjaldi” og/eða samkvæmt „torfærugjaldi”, enda sé gerð fullnægjandi grein fyrir því að starfslegar forsendur fyrir greiðslu sérstaks gjalds og torfærugjalds séu uppfylltar.

3.000 km reglan

Fái starfsmaður greiðslu fyrir almenn afnot af bifreið sinni og endurgreiðsla á kostnaði hafi verið miðuð við 3.000 km eða minna er ekki krafist sundurliðunar á rekstrarkostnaði. Þó er gert að skilyrði að færð hafi verið akstursdagbók eða akstursskýrsla eða fyrir liggi skriflegur afnotasamningur þar sem aksturserindum er skilmerkilega lýst og að eyðublað RSK 3.04 hafi verið útfyllt í samræmi við reglur þær sem þar koma fram.

Staðgreiðsla skatts af ökutækjastyrk

Ökutækjastyrkur sem greiddur er sem föst mánaðarleg eða árleg fjárhæð er staðgreiðsluskyldur. Ef um er að ræða ökutækjastyrk sem greiddur er samkvæmt akstursdagbók fyrir hvern ekinn kílómetra og fjárhæðin er í samræmi við skattmat, má halda þeim ökutækjastyrk utan staðgreiðslu.

Samgöngustyrkur

Samkvæmt reglum í skattmati skal ekki telja til skattskyldra hlunninda greiðslu launagreiðanda á kostnaði launþega vegna ferða milli heimilis og vinnustaðar og/eða vegna ferða í þágu launagreiðanda, ef nýttar eru almenningssamgöngur eða vistvænn samgöngumáti að hámarki samtals 7.000 kr. á mánuði og að uppfylltum eftirtöldum skilyrðum:

  1. Undirritaður sé formlegur samningur milli launagreiðanda og launþega um nýtingu á almenningssamgöngum eða vistvænum ferðamáta vegna ferða launþegans til og frá vinnu sinnar og/eða vegna ferða í þágu launagreiðanda.
  2. Með vistvænum samgöngumáta er átt við að nýttur sé annar ferðamáti en með vélknúnum ökutækjumsamkvæmt skilgreiningu umferðarlaga, t.d. reiðhjól eða ganga.
  3. Séu framangreind skilyrði ekki uppfyllt er alltaf um að ræða skattskyld hlunnindi án frádráttar ef greiðsla er vegna ferða launþega til og frá vinnu.

Ef greiddir eru samgöngustyrkir sem ætlaðir eru til að greiða kostnað manna við ferðir sem ekki eru í þágu launagreiðanda er um að ræða skattskyldar tekjur hjá móttakanda án nokkurs frádráttar nema ef um er að ræða greiðslur sem uppfylla framangreind skilyrði.

Launþegi sem ferðast almennt á vistvænan hátt en notar svo stundum bíl til að útrétta getur átt rétt á að nýta samgöngustyrk og fá greiddan ökutækjastyrk.​