Virkur vinnutími og tímaskráning í launavinnslu
Virkur vinnutími (virkar vinnustundir) er ekki það sama og viðvera. Þegar hlé, vaktir og yfirvinna eru reiknuð á ólíkum forsendum milli samninga verður launavinnsla fljótt leiðréttingakerfi og rekstrartölur verða óáreiðanlegar. Með skýrri skilgreiningu á virkum vinnutíma, samræmdri tímaskráningu og einföldu samþykktarferli minnkar villuhætta og stjórnendur fá betri yfirsýn yfir launakostnað
Virkur vinnutími og vinnutími eru ekki það sama
Virkur vinnutími er almennt skilgreindur sem unninn tími án neysluhléa, og getur því verið lægri en „viðvera“ á vinnustað. Dæmi um þetta má sjá í kjarasamningsumhverfinu þar sem vikulegur virkur vinnutími er tilgreindur (til dæmis 35 klst. og 30 mín. í samningi VR og FA) og jafnframt útskýrt hvernig vinnutíminn lengist ef kaffitímar eru teknir. Í kjarasamningum iðngreina kom einnig fram skýr breyting: frá 1. apríl 2020 var greiðsla miðuð við virkan vinnutíma og greiðsla fyrir kaffitíma á dagvinnutímabili féll niður, með breytingum á tímakaupi á móti.
Þetta þýðir í framkvæmd að sama vakt getur reiknast á tvo ólíka vegu eftir samningi, hléum og því hvernig vinnustaðurinn hefur skipulagt daginn. Þar sem ákvæði kjarasamninga eru ekki samræmd er lykilatriði að fyrirtæki staðfesti hvaða samning starfsfólk fellur undir og hvaða skilgreiningar gilda um hlé og viðveru.
Af hverju þetta skiptir máli í launavinnslu og bókhaldi
Ef „virkar vinnustundir“ eru óskýrar verður launakerfið leiðréttingakerfi: tímaskráning kemur úr mörgum áttum, yfirvinna er reiknuð á mismunandi forsendum og samþykktir verða óformlegar. Það er klassísk uppskrift að villum, sérstaklega í vaktavinnu og á álagstímum, þar sem álag, yfirvinna og frávik eru mörg.
Óskýrar forsendur skekkja líka rekstrartölur. Launakostnaður á deild, verkefni eða staðsetningu verður ónákvæmur ef hlé eru stundum inni í tímum og stundum ekki. Þá verður erfitt að bera saman mánuði, meta framlegð eða taka ákvarðanir um mönnun. Virkur vinnutími er því bæði stjórntæki og áhættustýring.
Tímaskráning, hvíld og innra eftirlit
Ábyrgð vinnuveitanda snýst ekki bara um réttan útreikning, heldur líka um að geta sýnt fram á skipulag og eftirfylgni. Í vinnuverndarlögum er til dæmis kveðið á um lágmarkshvíld: á hverjum 24 klukkustundum, reiknað frá byrjun vinnudags, skulu starfsmenn fá að minnsta kosti 11 klukkustunda samfellda hvíld. Í leiðbeiningum um vinnutíma er líka vísað í að fyrirtæki þurfi kerfi og gögn til að halda utan um vinnutíma og hvíld, meðal annars með skráningu og eftirfylgni.
Í framkvæmd þarf þetta að þýða einfaldar reglur sem allir skilja: hvað telst virkur tími, hvenær byrja og enda vaktir, hvernig hlé eru skráð, og hver ber ábyrgð á samþykkt tímaskráningar áður en laun eru keyrð. Með því að tengja tímaskráningu við launaúrvinnslu og setja skýra samþykktarþrepa minnkar villuhætta og ágreiningur, og stjórnendur fá betri yfirsýn yfir launakostnað.
Næsta skref: Taktu einn starfshóp (t.d. vaktavinnu), skilgreindu virkan vinnutíma og hlé á einni síðu samkvæmt viðeigandi kjarasamningi og láttu tímaskráningu og samþykkt launa byggja á því frá næstu launatímabilum.
