Skipti um bókara eða bókhaldskerfi: Hvernig á að gera það án uppnáms
Að skipta um bókara eða bókhaldskerfi er sjaldnast erfitt af tæknilegum ástæðum einum saman. Fyrir stjórnendur snýst þetta fyrst og fremst um áhættu. Truflast launavinnslan, tapast fylgiskjöl, rofnar samfella í VSK eða þarf að verja næstu mánuðum í dýra upphreinsun? Þessi ótti er skiljanlegur. Samt er stöðnun oft dýrari en breytingin þegar fyrirtæki er orðið of háð gömlum vinnubrögðum, einni manneskju eða kerfi sem enginn treystir lengur.
Þegar það kostar meira að bíða en að breyta
Vandinn birtist yfirleitt ekki í einum stórum atburði heldur í endurteknum núningi. Mánuðarlok tefjast. Enginn veit nákvæmlega hver á innskráningar. Sama skýrsla er unnin handvirkt aftur og aftur. VSK er klárað á síðustu stundu og laun byggja á minnisatriðum frekar en skýru ferli. Þá er fyrirtækið ekki bara með gamalt fyrirkomulag heldur brothætt fyrirkomulag.
Kostnaðurinn við að bíða er líka oft falinn. Hann birtist sem tími stjórnenda, leiðréttingarvinna, óöryggi í ákvarðanatöku og aukin hætta á mistökum þegar álag eykst. Það er ástæðan fyrir því að bókaraskipti eiga ekki að vera tilfinningamál. Þetta er verkstýringarverkefni. Sama hugsun liggur að baki eldri efni á síðunni eins og Skipti um bókara og er alsæl, Bókhaldsþjónusta í hnotskurn og Einföld samskipti og áreiðanlegir verkferlar.
Skipta um bókara án þess að tapa yfirsýn
Áður en skipt er þarf að kortleggja hvað á að flytja, hver ber ábyrgð og hvar samfella má alls ekki rofna. Nýr aðili þarf ekki bara bókhaldsgögn heldur einnig samhengi. Það þýðir stöðu bankareikninga, viðskiptakrafna, skulda, opinberra gjalda, launagagna, fylgiskjala, aðfanga í rafrænum skilum og skýra mynd af því hvað hefur þegar verið sent inn og hvað er enn ólokið.
Þegar fyrirtæki skiptir um bókhaldskerfi þarf líka að tryggja að gögnin séu nýtileg eftir flutning. Það er lítið gagn í því að flytja bókhaldið ef ekki fylgja með fylgiskjöl, númerakerfi, tengingar við banka, opnir liðir og aðgangar að réttum notendum. Vandinn er sjaldnast að gögn vanti alveg. Vandinn er að þau séu ósamhæfð, ómerkt eða í vörslu fólks sem er hætt.
Flutningsáætlun sem dregur úr uppnámi
Góð flutningsáætlun er stutt og skýr. Hún þarf að svara fimm spurningum:
- Hvenær lýkur ábyrgð gamla aðilans og hvenær tekur sá nýi við?
- Hvaða gögn, skýrslur og fylgiskjöl verða afhent og á hvaða formi?
- Hver hefur umsjón með aðgöngum að banka, launakerfi, bókhaldskerfi og rafrænum skilum?
- Hvernig verður samfella tryggð í næstu launavinnslu og næsta VSK uppgjöri?
- Hver samþykkir upphafsstöðu eftir flutning og staðfestir að ekkert vanti?
Þetta er ekki flóknara en svo, en þetta þarf að vera skrifað niður. Fyrirtæki sem gera það vel lenda sjaldan í upphreinsun. Fyrirtæki sem sleppa þessu lenda oftar í því að gamlir vanar haldi áfram í nýju umhverfi. Þá varð kerfisskiptin bara nýtt yfirborð ofan á gamlan vanda.
Næsta skref: Settu upp eina blaðsíðu með ábyrgð, aðgöngum, gagnalista og skiladögum áður en ákvörðun um flutning er tekin.
