Bókhald fyrirtækja á Íslandi er bæði lagaleg skylda og stjórntæki sem styður ákvarðanatöku með áreiðanlegum gögnum og skýru yfirliti. Annars vegar er það lagaleg, skatta og upplýsingaskylda. Hins vegar er það innviður sem getur stutt stjórnendur með áreiðanlegum mælikvörðum og skýru yfirliti. Þegar ferlar, ábyrgð og gagnagæði eru óskýr skapast óþarfa áhætta, hægagangur og uppgjörstreita þar sem ákvarðanir eru teknar á ófullnægjandi upplýsingum eða of seint.

Greinin er hugsuð sem heildaryfirlit fyrir stjórnendur og fagfólk með sterkan rekstrargrunn. Markmiðið er að sýna hvernig bókhald fyrirtækja á Íslandi er best hannað og rekið í framkvæmd, frá frumgögnum og daglegum ferlum yfir í mánaðarlokun, skattskil, launavinnslu, persónuvernd, útvistun og skipulag bókhaldsdeildar. Rauði þráðurinn er sá að bókhald er samspil ferla, innra eftirlits og ábyrgðar sem þarf að hanga saman.

Hvað er bókhald í fyrirtæki í raun

Gagnlegt er að hugsa um bókhald sem þrjú samtvinnuð kerfi sem vinna hvert með öðru.

Sönnunarkerfið felur í sér rekjanleika og varðveislu gagna. Þar mynda frumgögn, bókanir, uppgjör og skýrslur samfellu sem hægt er að sannreyna, bæði innanhúss og gagnvart utanaðkomandi aðilum.

Stjórnunarkerfið felur í sér upplýsingarnar sem gera stjórnendum kleift að fylgjast með frammistöðu, greina frávik, skilja kostnað og stýra sjóðstreymi. Þarna býr stjórnunargildi bókhaldsins, þegar uppgjör er nægilega tímanlegt og nógu stöðugt til að bera saman tímabil, deildir, verkefni og viðskiptavini.

Reglufylgnikerfið felur í sér verklag og gögn sem tryggja að skil og skattskil standist kröfur, til dæmis virðisaukaskatt, launatengd gjöld, tekjuskatt og ársreikning.

Þegar eitt þessara kerfa veikist lekur vandinn oft yfir í hin tvö. Slakur rekjanleiki verður að skattaáhættu. Óstöðluð bókun verður að stjórnunaróvissu. Óskýrar samþykktir geta orðið að greiðsluvillum eða launavillum. Þess vegna skiptir heildarhönnun bókhaldsumhverfisins meira máli en einstakar færslur einar og sér.

Ferlar og innri stýringar

Til að halda hugtökunum skýrum er gagnlegt að aðgreina ferla og innri stýringar, einnig kallað innra eftirlit. Ferli er röðin af skrefum sem á að fara eftir. Innri stýringar eru varnirnar sem tryggja að ferlið skili réttri niðurstöðu, til dæmis samþykktir, aðskilnaður starfa, aðgangsstýringar, afstemmingar og frávikagreining.

Lagarammi og reglur

Ísland er með skýra grunnlöggjöf um bókhald og reikningsskil, með yfirbyggingu í skattalögum og reglum um launatengd skil. Það er sjaldnast nauðsynlegt að kunna lagaákvæði orðrétt, en mikilvægt er að skilja hvernig kröfurnar birtast í daglegu vinnulagi, í kerfum og í ábyrgðarkeðjum.

Bókhaldslög og tengdar reglur snúast í framkvæmd um rekjanleika frá frumgögnum inn í bókhald og út í uppgjör, skipulag bókhalds og kerfislýsingar, agaða færsluvinnslu og tímamörk, auk varðveislu bókhaldsgagna og öryggis.

Ársreikningalög snúast um framsetningu og innihald reikningsskila, flokkun félaga, kröfur til skýringa og upplýsingagjafar og skil til Ársreikningaskrár.

Skattalöggjöf og reglur skattyfirvalda setja ramma um virðisaukaskatt, tekjuskattsstofn og frádráttarbærni, staðgreiðslu og tryggingagjald, önnur launatengd skil og skilyrði um skil og skilatíðni.

Persónuvernd og upplýsingatrygging skipta sérlega miklu máli í launum, en einnig í bókhaldi þegar gögn eru persónugreinanleg, til dæmis hjá verktökum, í ferðareikningum, hlunnindum og kreditkortayfirlitum. Þar þarf að hanna aðgangsstýringar, vinnslusamninga og skráningu vinnslu með persónuverndarsjónarmið í huga.

Þegar þessi rammi er skýr kemur næsta spurning eðlilega. Hver ber ábyrgð á að þetta virki í daglegum rekstri, sérstaklega þegar verkþættir eru útvistaðir.

Ábyrgð og stjórnun

Algengur misskilningur er að ábyrgð flytjist út úr fyrirtækinu þegar bókhald eða laun eru útvistuð. Í reynd breytist ábyrgðin á framkvæmdinni, en endanleg ábyrgð fyrirtækisins gagnvart lögum, skattyfirvöldum og starfsfólki stendur áfram. Útvistun getur minnkað rekstraráhættu ef hún er vel hönnuð, en hún breytir ekki því að fyrirtækið þarf að halda utan um ábyrgðarkeðju og eftirlit.

Í vel reknu umhverfi er ábyrgð skilgreind á einfaldan en agaðan hátt. Skýrt er hver samþykkir, hver framkvæmir, hver yfirfer og afstemmir, og hver fylgir eftir frávikum og leiðréttingum. Þetta er oft það sem skilur á milli þess að vera með rétt bókað og þess að vera með raunverulegt innra eftirlit sem endist þegar fyrirtækið stækkar.

Vinnulag í bókhaldi fyrirtækja á Ísland

Flæði bókhaldsins byrjar ekki í bókhaldskerfinu. Það byrjar í því hvernig fyrirtækið kaupir, selur, greiðir, rukkar og skráir vinnu. Ef þessi grunnferli eru ekki stöðluð verður bókhaldið viðbragðsverkefni í stað stjórntækis.

Innkaup og greiðslur

Gott ferli í innkaupum og greiðslum byggir á því að hægt sé að svara fljótt og örugglega tveimur spurningum. Var þetta keypt fyrir reksturinn og á réttum forsendum. Er bókunin rétt, með réttu tímabili, réttum kostnaðarstað, réttri meðhöndlun virðisaukaskatts og réttri ákvörðun um gjaldfærslu eða eignfærslu.

Þegar ferlið er sterkt verður minna um rangar eða tvígreiddar greiðslur, óljósar kvittanir og ófullnægjandi frumgögn, og leiðréttingar á síðustu stundu í uppgjöri.

Einfaldar innri stýringar í innkaupum sem skila miklu

• Skýrar samþykktarheimildir fyrir innkaup og reikninga
• Aðskilnaður milli þess sem setur upp birgja og þess sem samþykkir greiðslur
• Tvöföld staðfesting í banka eða greiðslukerfi
• Regluleg bankafstemming með yfirferð óreglulegra færslna

Sala og innheimta

Í sölu og innheimtu snýst gæðin um að tekjur séu rétt tímasettar, rétt flokkaðar og rekjanlegar. Rekjanleikinn á að liggja frá samningi eða pöntun í afhendingu, reikning og greiðslu.

Þegar fyrirtæki er með margar söluleiðir, til dæmis vefverslun, sölukerfi í afgreiðslu, reikningasölu eða áskrift, þarf tekjuflæðið að liggja fyrir sem gagnakeðja. Þá skipta tengingar milli kerfa, skýrt heimildakerfi fyrir lykilgögn og samræming á daglegum uppgjörsskýrslum sköpum.

Mánaðarlokun

Mánaðarlokun er stjórnunarrútína sem tryggir að lykilstöður stemmi, að tímabilun sé rétt og að stjórnendur fái tölur sem hægt er að treysta. Hún er líka vettvangurinn þar sem greina má frávik á meðan enn er raunhæft að bregðast við, áður en þau verða að árslokaverkefni.

Einkenni sterks uppgjörsferlis

• Skýrt lokunardagatal með ábyrgð á hverju skrefi
• Stöðluð afstemming sem er yfirfarin, ekki aðeins framkvæmd
• Frávikagreining sem tengir bókhald við rekstur, til dæmis kostnaðarbreytingar, framlegð og greiðsluhæfi viðskiptavina

Þegar þessi grunnur er kominn í lag verður skattaumhverfið fyrirsjáanlegra, því flestar skattalegar villur eiga rót í ferlum, flokkun og gögnum.

Skattaumhverfi bókhalds á Íslandi

Vandamál í sköttum koma oftast upp þegar bókhaldsferlar og skattakröfur tala ekki saman. Orsökin er gjarnan óstöðluð flokkun, ófullnægjandi frumgögn eða veik tímabilun. Þetta á bæði við um virðisaukaskatt og tekjuskatt, en birtist með ólíkum hætti eftir starfsemi.

Virðisaukaskattur

Virðisaukaskattsvandamál spretta oft af óstöðluðum vöruflokkum eða þjónustuflokkum, óljósum reglum um þrep, innskatti sem er tekinn án fullnægjandi frumgagna, blöndu skattskyldrar og undanþeginnar starfsemi án skýrrar aðferðar, eða þjónustukaupum yfir landamæri þar sem meðhöndlun er óljós.

Skýr rammi í bókhaldi dregur úr virðisaukaskattsáhættu

• Staðlaður flokkunarlisti, bókhaldslyklar og virðisaukaskattsflokkun
• Leiðbeiningar sem eru hluti af ferlinu og notaðar í framkvæmd
• Yfirferð virðisaukaskattsuppgjörs sem hluti af mánaðarlokun

Tekjuskattur

Tekjuskattur byggir á niðurstöðu sem mótast af tímabilun og uppgjörsliðum, meðferð rekstrarkostnaðar og frádráttarbærni, afskriftum og eignaskrá, og viðskiptum við tengda aðila og skjalfestingu þeirra. Þess vegna eru stórar árslokaleiðréttingar oft merki um veikt mánaðarlegt uppgjör. Ef niðurstaðan þarf alltaf að vera endurbyggð í árslokum er stjórnunargildið lítið yfir árið og skattaáhættan verður óþarflega há.

Launatengd skil

Launatengd skil eru viðkvæm fyrir tímasetningum og því skiptir ferlahönnun miklu. Laun þurfa að bókast rétt á kostnaðarstaði og verkefni. Skuldir vegna staðgreiðslu, lífeyris og annarra frádrátta þurfa að vera afstemmdar. Skil þurfa að vera keyrð og greidd á réttum tíma með skýrum samþykktar og ábyrgðarferlum.

Launavinnsla

Launavinnsla er eitt áhættumesta ferli í fyrirtæki, ekki endilega vegna misferlis, heldur vegna þess að litlar villur geta orðið að röngum greiðslum til starfsmanna, röngum skilum og dráttarálagi, trúnaðarbresti og persónuverndaráhættu.

Gagnlegt er að hugsa launavinnslu sem þrjú lög sem þurfa að haldast í hendur.

Inntak og heimildir

Inntak og heimildir snúast um ráðningarsamninga, launabreytingar, starfshlutföll, tímaskráningu, orlof, veikindi, hlunnindi og aðrar forsendur. Ef inntakið er óskýrt verður launakerfið leiðréttingakerfi þar sem villur og undantekningar éta upp tíma og auka áhættu.

Keyrsla og samþykkt

Keyrsla og samþykkt þarf að vera formleg. Áður en greitt er út þarf samþykktarferli þar sem launayfirlit er yfirfarið og frávik útskýrð. Frávikagreining milli tímabila er sérstaklega gagnleg þegar starfsmannahópur stækkar eða launaliðir verða flóknari.

Afstemmingar og eftirfylgni

Afstemmingar og eftirfylgni taka við eftir útreikning. Þá þarf bókun, afstemming skulda og skil. Vel hannað ferli tryggir að launatengdar skuldir í bókhaldi endurspegli raunverulegar greiðsluskyldur og að samræmi milli launakerfis, bókhalds og banka sé tryggt.

Innri stýringar sem teljast grunnkröfur í launavinnslu

• Aðgangsstýringar og hlutverkaskipting í launakerfi
• Skráning breytinga, hver breytti hverju og hvenær
• Tvöföld yfirferð á bankagreiðsluskrá
• Samræming launabókana við launakerfi og bankayfirlit
• Vinnslusamningar og persónuverndarferlar ef þjónustuaðilar koma að ferlinu

Útvistun bókhalds og eða launa

Útvistun virkar best þegar hún er stefnumótandi ákvörðun og ekki neyðarviðbragð. Hún getur hentað vel þegar fyrirtæki vill fá stöðluð ferli og hraðari uppgjör, þegar áhætta er bundin við einn lykilaðila, þegar vöxtur er hraður og þarf skalanleika án þess að ráða strax í fullt teymi, eða þegar flækjustig er komið yfir það sem innanhús teymi ræður við án sérhæfingar.

Algeng þjónustulíkön

Full útvistun bókhalds með mánaðaruppgjöri og skattskilum er ein leið. Önnur leið er útvistuð launavinnsla með skýrum samþykktarferlum. Einnig er algengt að nota blandaða lausn þar sem bókanir eru að hluta innanhús en uppgjör, afstemmingar og gæðastýring hjá sérfræðiteymi. Að lokum getur tímabundin ráðgjöf hentað til að setja upp ferla, kerfistengingar og innra eftirlit áður en farið er í varanlegra fyrirkomulag.

Stjórnunarlíkan og lykilatriði í útvistun

Árangur í útvistun ræðst af stjórnunarlíkaninu. Þar skiptir mestu að skilgreina umfang og afhendingar, þjónustustig og samskiptarútínu, gæðaviðmið og árangursviðmið, gagnavörslu, öryggiskröfur, aðgangsstýringar og útgönguáætlun. Einnig þarf að vera skýrt hvað fyrirtækið á alltaf að eiga innanhúss, til dæmis eiganda á gögnunum, eiganda á samþykktarferlum og eiganda á skiladagatalinu. Framkvæmdin getur verið útvistuð, en ábyrgðarkeðjan er áfram innan fyrirtækisins.

Starfsmannahald í bókhaldsdeild

Þegar fyrirtæki byggir upp bókhaldsdeild innanhúss er freistandi að hugsa fyrst í titlum. Betra er að hugsa í ferlum og ábyrgð. Hver ber ábyrgð á innkaupaskuldum og greiðsluflæði. Hver ber ábyrgð á innheimtu og viðskiptakröfum. Hver ber ábyrgð á aðalbók og uppgjöri. Hver heldur utan um laun, eða launastjórnun ef laun eru útvistuð.

Hlutverk sem vaxa vel með rekstrinum

• Innkaupaskuldir og greiðsluflæði
• Sölubókhald, tekjuflæði og innheimta
• Aðalbók, afstemmingar og uppgjör
• Eftirlit, stjórnendaupplýsingar og frávikagreining
• Launavinnsla eða launastjórnun

Hæfni sem skiptir mestu til lengri tíma

Ferlahugsun og gæðastýring, gagnalæsi og skilningur á kerfistengingum, frávikagreining sem tengir bókhald við rekstrarákvarðanir og reglufylgni sem er byggð inn í vinnulag. Þá verður rétt hegðun sjálfgefin í kerfunum og ferlunum og ekki háð einstaklingum.

Algeng rauð flögg

• Uppgjör er aðeins framkvæmt í árslok og tölur eru óáreiðanlegar yfir árið
• Afstemmingar eru ekki reglulegar eða ekki yfirfarnar af öðrum aðila
• Virðisaukaskattsmeðferð er ekki stöðluð og fer eftir því hver bókar
• Launabreytingar fara í gegn án formlegrar samþykktar og án breytingaskrár
• Of margir hafa of víðtækan aðgang að bókhalds og launakerfum
• Kerfistengingar eru óformlegar og óljóst hvaða kerfi er heimildakerfi fyrir lykilgögn

Stuttur gátlisti fyrir stjórnendur

• Fást mánaðarlegar tölur sem hægt er að taka ákvarðanir út frá án mikils fyrirvara
• Er til skýrt lokunardagatal og er skýrt hver ber ábyrgð á afstemmingum
• Eru greiðslur og laun yfirfarnar og samþykkt á formlegan hátt
• Er virðisaukaskattur og skattaleg meðferð stöðluð í kerfum og ekki aðeins í venjum einstaklinga
• Ef skipt er um bókara eða þjónustuaðila, er hægt að flytja gögn og ferla án þess að byrja frá grunni

Lokaorð

Gott bókhald er rekstrarlegt forskot. Það styður hraðari uppgjör, betri stjórn, minni áhættu og skýrari samskipti við banka, fjárfesta, skattyfirvöld og endurskoðendur. Þegar launavinnsla og persónuvernd bætast við verða ferlahönnun, aðgangsstýring og skýr ábyrgðarkeðja enn mikilvægari. Með því að hanna bókhald sem heildstætt kerfi, sönnun, stjórnun og reglufylgni, verður auðveldara að stækka reksturinn og taka betri ákvarðanir með minni óvissu.