Rekstur, bókhald og hagkvæmar lausnir
Hvernig greinir þú reksturinn, áttar þig á bókhaldinu og finnur hagkvæmar lausnir? Hvernig lítur fjárhagurinn út? Ertu að greiða reikninga á réttum tíma? Færðu reikninga greidda á réttum tíma? Ertu með gott kerfi til að ná góðri yfirsýn? Hvaða aðferðir nýtirðu til að ná utan um reksturinn?
Við mælum að sjálfsögðu með að viðurkenndur bókari færi bókhaldið og að það sé gert reglulega. Við hjá Aðalbókaranum fáum til að mynda gögn send á tveggja mánaða fresti til okkar, þegar virðisaukaskattsuppgjör er í nánd. Eftir þær færslur sést vel hverng reksturinn stendur miðað við áætlanir. En það þýðir ekki að ekki hægt sé að fylgjast vel með inn á milli.
1. Sækja gögn
Vikuleg skoðun á fjármálum er góð regla. Að skoða í hvað útgjöldin fara og hvernig salan stendur. Bera þetta saman og átta sig á frávikum frá áætlun, ef einhver eru. Hér er ekki verið að tala um að færa bókhaldið, heldur einfaldlega sækja útgjöldin af bankayfirlitinu og hlaða upp í yfirlitsblað. Markmiðið hér er að ná í þessar fjárhagsupplýsingar, sækja gögnin.
2. Greina gögnin fyrir bókhaldið
Eftir að búið er að hlaða gögnunum upp í yfirlitsblaðið er gott að færa þau undir þá kostnaðarliði sem valdir hafa verið til greiningar. Hér erum við ekki að tala um að undirbúa bókhald á neinn máta heldur að ná góðri yfirsýn. Þetta býður hinsvegar upp á tækifæri til að ræða um bókhaldið við bókhaldarann, greina gögnin fyrir bókhaldið. Stundum koma spurningar um hvort þetta eða hitt sé frádráttarbært. Með því að fara vikulega yfir reksturinn sést vel hver staðan er.
3. Greiðsla reikninga.
Eitt af því mikilvæga er að átta sig á hvort og hvenær reikningar eru greiddir. Vikulegar yfirferðir fjármálanna gera þetta auðveldara og ef einhverjir eru komnir yfir eindaga er hér tækifæri til að minna á greiðslu.
Áminningin þarf ekki að vera flókin, heldur getur verið klókt að hafa einn uppsettan tölvupóst um áminningu. Þannig sparast tími og fyrirhöfn en með þvi að nota sama formið fer þessi framkvæmd í sjálfvirka vinnslu.
Þessi vikulega athöfn og yfirsýn ætti ekki að taka meira en 30 mínútur en getur verið vel þess virði til að ná góðri yfirsýn yfir reksturinn.
Verkefni allra sem standa í rekstri þessa dagana er að fara gaumgæfulega yfir alla kostnaðarliði. Kanna hvar hægt er að finna hagkvæmari lausnir við að lækka kostnað, úthýsa ef hægt er. Getur bókhaldsþjónusta eins og hjá Aðalbókaranum hentað þar sem gefið er fast verð í þjónustuna yfir árið og engir aukareikningar sendir fyrir þjónustuna á meðan á samningstíma stendur?
