Ársreikningurinn segir hvað gerðist. Mánaðarlegt uppgjör segir hvað er að gerast á meðan enn er hægt að bregðast við. Fyrir stjórnendur og eigendur skiptir það miklu máli, því rekstrarvandamál verða yfirleitt dýrari eftir því sem þau uppgötvast seinna.

Í mörgum fyrirtækjum fer bókhald fyrst að fá athygli þegar skilafrestir nálgast eða ársreikningur er í vinnslu. Þá er oft búið að tapa verðmætum tíma. Mánaðarlegt uppgjör breytir bókhaldinu úr skylduverkefni í stjórntæki sem styður betri ákvarðanir, skýrari ábyrgð og minni óvissu.

Mánaðarlegt uppgjör sýnir stöðuna áður en vandinn stækkar

Gott mánaðarlegt uppgjör þarf ekki að vera flókið. Það þarf fyrst og fremst að vera reglulegt, skiljanlegt og byggt á réttum gögnum. Þegar bankar eru afstemmdir, kröfur og skuldir yfirfarnar, laun bókuð, VSK staða ljós og helsti rekstrarkostnaður kominn inn, verður myndin af rekstrinum miklu skýrari.

Munurinn á mánaðarlegu uppgjöri og ársreikningi er tímasetningin. Ársreikningurinn er mikilvægur fyrir skil, framtal, lánveitendur og eigendur. En hann kemur eftir á. Mánaðarlegt uppgjör hjálpar stjórnendum að sjá hvort framlegð er að lækka, kostnaður að hækka, viðskiptakröfur að safnast upp eða sjóðstreymi að þrengjast áður en vandinn verður alvarlegur.

Þetta er sérstaklega mikilvægt í fyrirtækjum þar sem sala, birgðir, laun eða árstíðasveiflur hafa mikil áhrif. Ef stjórnendur bíða í marga mánuði eftir skýrri stöðu getur ákvörðunin um ráðningar, fjárfestingar, verðlagningu eða greiðslufresti byggst á tilfinningu frekar en tölum.

Hvað á að vera innifalið í mánaðarlegu uppgjöri?

Mánaðarlegt uppgjör á að svara einfaldri spurningu: er reksturinn á þeirri braut sem stjórnendur halda að hann sé á?

Til að svarið sé nothæft þarf ákveðinn grunnur að vera í lagi:

• Bankareikningar afstemmdir og óútskýrðar færslur yfirfarnar og skýrðar
• Sölureikningar, innkaupareikningar og viðskiptakröfur yfirfarnar
• Laun, launatengd gjöld og helsti rekstrarkostnaður bókaður
• VSK staða skoðuð með tilliti til næstu skila
• Samanburður gerður við fyrri mánuði, áætlun eða sama tímabil í fyrra

Þegar þessi atriði eru til staðar verður uppgjörið ekki bara talnasafn. Það verður samtal um reksturinn. Af hverju hækkaði kostnaður? Hvers vegna lækkaði framlegð? Eru kröfur að innheimtast hægar en áður? Er launakostnaður í takt við tekjur? Þessar spurningar skipta meira máli en fullkomin skýrsla sem kemur of seint.

Betri undirbúningur fyrir banka, skattframtal og ársreikning

Reglulegt uppgjör dregur líka úr álagi þegar stærri skilaverkefni koma upp. Fyrirtæki sem fylgist mánaðarlega með bókhaldi, kröfum, lánum og kostnaði er betur undirbúið fyrir ársreikning, skattframtal, fjármögnunarsamtöl og samskipti við banka.

Þetta getur skipt miklu þegar óskað er eftir lánalínu, endurfjármögnun eða greiðslufresti. Banki eða fjármögnunaraðili vill sjá skýra stöðu og trúverðugar upplýsingar. Ef tölurnar eru óuppfærðar, óafstemmdar eða erfitt er að skýra þróunina verður samtalið þyngra.

Sama gildir um ársreikning og skattframtal. Ef allt er tekið saman í einu við árslok eykst hættan á villum, töfum og óþarfa álagi. Mánaðarlegt uppgjör dreifir vinnunni, bætir gagnagæði og gerir lokafráganginn markvissari.

Bókhald sem styður ákvarðanir, ekki bara skil

Fyrirtæki þurfa ekki alltaf fleiri skýrslur. Þau þurfa oft betri takta í upplýsingaflæði. Mánaðarlegt uppgjör virkar best þegar það er hluti af föstu verklagi: gögn berast á réttum tíma, ábyrgð er skýr, uppgjör er yfirfarið og stjórnendur fá stutta, nothæfa mynd af stöðunni.

Þá verður bókhaldið ekki eingöngu bakvinnsla. Það verður hluti af rekstrarstjórn. Eigandi sér fyrr hvort verð þurfa að breytast. Rekstrarstjóri sér hvort kostnaður er að fara fram úr áætlun. Fjármálastjóri sér hvort sjóðstreymi næstu vikna kallar á aðgerðir.

Mánaðarlegt uppgjör kemur ekki í stað ársreiknings. Það gerir ársreikninginn betri og reksturinn skýrari á meðan árið er enn í gangi.

Næsta skref

Byrjaðu á að skilgreina hvaða fimm tölur stjórnendur þurfa að sjá í hverjum mánuði og hvaða gögn þurfa að berast til bókara til að þær tölur séu réttar.