Verktaki eða launamaður: hvað Wolt umræðan kennir um áhættu í launum og bókhaldi

Umræða um verktaka hjá Wolt síðustu daga hefur minnt marga á grundvallaratriði sem rekstrarfólk þarf að kunna skil á, hvenær fólk er verktaki eða launamaður, sem er ekki aukaatriði. Þetta er spurning um ábyrgð, skattskil, réttindaumhverfi og hvernig kostnaður birtist í rekstri.

Í Finnlandi var fjallað um að Wolt hafi í kjölfar niðurstöðu dómstóls ráðið sendla sem starfsmenn, þó með óhefðbundnu fyrirkomulagi. Slíkar fréttir skipta íslensk fyrirtæki máli, ekki vegna þess að sama niðurstaða gildi sjálfkrafa hér, heldur vegna þess að þær sýna hvað gerist þegar skilin milli verktöku og ráðningarsambands verða óskýr og fara í heildarmat.

Verktaki eða launamaður: samningsheitið ræður ekki

Stærsti misskilningurinn er að samningur sem heitir verktakasamningur geri aðila sjálfkrafa að verktaka. Í framkvæmd getur heildarmat leitt til þess að um sé að ræða ráðningarsamband, þótt annað standi á blaði. Skattskil geta þá verið færð til baka, og ábyrgðin færð á þann sem keypti vinnuna. Þetta er einmitt kjarni gerviverktöku: formið segir eitt, en framkvæmdin annað.

Þess vegna þarf að byrja á raunveruleikanum. Er verið að kaupa afmarkað verk með skýrri niðurstöðu, eða er verið að kaupa tíma og viðveru undir stjórn og skipulagi fyrirtækisins. Ef stjórnunarrétturinn er í höndum verkkaupa, ef aðstaða og verkfæri eru lögð til, og ef viðkomandi vinnur í reynd eins og hluti af starfsmannahóp, þá eykst hættan á að sambandið líti út eins og vinnusamband í heildarmati.

Hvar birtist áhættan í bókhaldi, launum og sjóðstreymi

Röng flokkun er ekki bara lögfræðilegt álitamál. Hún skekkir rekstrartölur. Verktakareikningar sitja oft á öðrum línum en laun og launatengd gjöld, sem getur fegrað framlegð, brenglað samanburð milli tímabila og gert launakostnað ófyrirsjáanlegri. Síðan kemur raunverulegi sársaukinn þegar leiðrétting þarf að ná yfir fleiri mánuði, með endurreikningi skatta og gjalda, og mögulega álagi.

Á sama tíma snertir þetta ferla. Laun krefjast samþykkta, skráningar og gagnaskila. Verktakagreiðslur krefjast annars konar eftirlits, til dæmis að móttaka reikninga sé bundin við samning, afhendingu og rétt sé staðið að skilum á virðisaukaskatti. Ef fyrirtæki ruglar þessu saman verður launavinnsla og bókhald að viðbragðskerfi. Í slíkum aðstæðum er gagnlegt að rifja upp ferlahliðina í Launavinnsla: Stærsti tímaþjófur rekstrarins og horfa á hvað þarf að vera staðlað áður en greiðslur fara út.

Verktaki eða launamaður: hanna ferli áður en samningur er undirritaður

Besti tíminn til að minnka áhættu er áður en fyrsta verkefnið hefst. Þá er hægt að móta samning, ferli og bókhaldsmeðferð þannig að þau styðji sömu niðurstöðu. Hér er stutt viðmiðunarlisti með algengum merkjum sem krefjast nánari skoðunar áður en verktakafyrirkomulag er valið:

• Vinnan er unnin aðallega fyrir einn verkkaupa, mánuð eftir mánuð

• Greiðslur miðast fyrst og fremst við tíma, ekki afmarkaða niðurstöðu

• Verkkaupi stýrir hvar, hvenær og hvernig vinnan er unnin

• Verkkaupi leggur aðstöðu, tæki eða lykilverkfæri til

• Krafa er um persónulega vinnuframlag, án svigrúms til að fá annan til verksins

Ef fleiri en eitt atriði á við er skynsamlegt að staldra við, skilgreina verkefnið betur og rýna leiðbeiningar í Skatturinn: Nýir í rekstri (verktakar, launamenn og gerviverktaka). Markmiðið er ekki að velja eina lausn í öllum tilvikum, heldur að velja rétta lausn og láta samning, framkvæmd og bókhald tala sama tungumál.

Í framkvæmd þýðir þetta að annað hvort er ferlið sett upp eins og ráðningarsamband, með tímaskráningu, samþykktum, staðgreiðslu og launatengdum gjöldum, eða ferlið sett upp eins og verktakasamband, með skýrri afhendingu, reikningum, samþykktum á verkhluta og rekjanleika. Það sem má ekki gerast er að fyrirtæki fái ávinning verktöku á blaði en stýri vinnunni eins og um launamann sé að ræða.

Næsta skref: Settu eina síðu innri reglu um hvenær einstaklingur er verktaki eða launamaður, og láttu bókhald og samþykktir fylgja henni frá fyrsta degi.