Eftir stofnun félags: VSK-skrá, launagreiðendaskrá og fyrstu skrefin í rekstri
Þegar félag hefur verið stofnað tekur við praktíska vinnan sem ræður miklu um hvernig reksturinn fer af stað. Margir byrja þá að leita að atriðum eins og VSK-skrá, launagreiðendaskrá, bankareikningi, bókhaldskerfi og reikningagerð. Þetta eru ekki aukaatriði. Þetta eru grunnskrefin sem ráða því hvort félagið geti tekið við tekjum, greitt kostnað, sent reikninga, greitt laun og haldið utan um gögn með réttum hætti frá fyrsta degi.
Ef þú ert enn að meta hvaða rekstrarform hentar, getur verið gagnlegt að byrja á greininni „Einkahlutafélag eða samlagsfélag: hvað hentar rekstrinum?“ áður en farið er í VSK, laun og bókhaldsuppsetningu.
Hvað þarf að gera strax eftir stofnun félags?
Eftir stofnun félags þarf fyrst að tryggja að félagið sé raunverulega tilbúið í rekstur. Kennitala og skráning duga ekki ein og sér ef ekki er búið að ákveða hvernig peningar, gögn, reikningar og ábyrgð eiga að flæða í daglegum rekstri.
Fyrsta praktíska skrefið er yfirleitt að stofna bankareikning á kennitölu félagsins. Það skiptir máli að halda fjármálum félagsins aðskildum frá persónulegum fjármálum eigenda. Ef eigandi greiðir stofnkostnað, áskriftir, lén, búnað eða annan kostnað fyrir félagið áður en bankareikningur er tilbúinn þarf að skrá það skýrt í bókhaldinu. Annars getur orðið óljóst síðar hvort um sé að ræða lán frá eiganda, stofnframlag, útlagðan kostnað eða endurgreiðslukröfu.
Næst þarf að velja bókhaldskerfi og ákveða hver ber ábyrgð á bókhaldinu. Það þarf að vera skýrt hver safnar fylgiskjölum, hver samþykkir reikninga, hver gefur út sölureikninga og hversu oft staðan er yfirfarin. Góð byrjun í bókhaldi snýst ekki aðeins um að uppfylla reglur. Hún snýst líka um að eigendur sjái stöðuna nógu snemma til að taka betri ákvarðanir.
Þarf félagið að fara á VSK-skrá?
Ein algengasta leitin eftir stofnun félags er hvort félagið þurfi að fara á VSK-skrá. Svarið fer eftir því hvaða vöru eða þjónustu félagið selur, hvort starfsemin er virðisaukaskattsskyld og hver áætluð velta verður.
Samkvæmt leiðbeiningum Skattsins þarf að tilkynna virðisaukaskattsskyldan atvinnurekstur til ríkisskattstjóra eigi síðar en átta dögum áður en starfsemi hefst. Skatturinn úthlutar síðan VSK-númeri þegar skráning er samþykkt.
Það skiptir máli að meta þetta áður en sala hefst, ekki eftir á. Ef félag á að vera skráð á VSK-skrá þurfa sölureikningar að bera virðisaukaskatt frá réttum tíma. Ef félag er ekki skráð þarf líka að vera skýrt af hverju, til dæmis vegna eðlis starfseminnar eða vegna þess að velta er undir skráningarmörkum. Skatturinn tilgreinir að aðilar sem selja skattskylda vöru eða þjónustu fyrir 2.000.000 kr. eða minna á hverju tólf mánaða tímabili geti verið undanþegnir skráningarskyldu, en skráning getur samt verið heimil ef skilyrði eru uppfyllt.
Í framkvæmd ætti nýtt félag því að svara þremur spurningum snemma: Er salan VSK-skyld? Hvenær hefst starfsemin? Á að skrá félagið strax eða bíða þar til skráningarskylda myndast?
Hvenær þarf að skrá félag á launagreiðendaskrá?
Launagreiðendaskrá verður viðeigandi þegar félag greiðir laun eða reiknað endurgjald. Þetta á ekki aðeins við þegar ráðinn er starfsmaður. Þetta getur líka átt við þegar eigandi starfar fyrir félagið og þarf að greiða sér laun eða reiknað endurgjald eftir aðstæðum.
Skatturinn segir að tilkynna beri upphaf atvinnurekstrar til launagreiðendaskrár að minnsta kosti átta dögum áður en starfsemi hefst. Launagreiðendur eiga að halda eftir staðgreiðslu af launum og eigin reiknuðum launum, skila upplýsingum og standa skil á gjöldum á réttum tíma.
Þess vegna er varasamt að ákveða laun „síðar“ ef eigandi er þegar byrjaður að vinna í félaginu eða ef starfsmenn koma fljótt inn. Þá þarf að vera búið að ákveða launakerfi, skilafyrirkomulag, lífeyrissjóð, stéttarfélag ef við á, ráðningargögn og ábyrgð á mánaðarlegum skilum.
Þetta er eitt af þeim atriðum þar sem bókhald og rekstur mætast beint. Laun eru ekki bara greiðsla úr banka. Þau eru ferli með gögnum, skilum, tímamörkum og rekjanleika.
Bankareikningur, bókhald og eigendagögn þurfa að passa saman
Fyrstu vikurnar eftir stofnun félags eru oft tímabilið þar sem mest hætta er á óskýrum færslum. Félagið er nýstofnað, bankareikningur kannski ekki kominn, eigendur greiða kostnað úr eigin vasa og fyrstu tekjur byrja að berast. Ef þetta er ekki skráð rétt strax getur bókhaldið orðið óþarflega flókið.
Í einkahlutafélagi þarf sérstaklega að huga að hlutafé, hluthafaskrá og formlegum gögnum félagsins. Skatturinn tilgreinir að lágmarkshlutafé í einkahlutafélagi sé 500.000 kr. og að allt hlutafé skuli greitt við stofnun. Það þarf því að vera skýrt í bókhaldinu hvernig hlutaféð var greitt og hvernig það birtist í efnahag félagsins.
Í samlagsfélagi þarf að huga sérstaklega að félagssamningi, ábyrgð eigenda, framlögum og stöðu þeirra sem bera ótakmarkaða ábyrgð annars vegar og samlagsmanna hins vegar. Þar er mikilvægt að bókhald og skjöl endurspegli raunverulegt samkomulag eigenda.
Bæði félagaformin þurfa einnig að halda utan um raunverulega eigendur. Við nýskráningu lögaðila þarf að tilkynna um raunverulega eigendur og ef breyting verður á áður skráðum upplýsingum ber að tilkynna hana til fyrirtækjaskrár innan tveggja vikna.
Niðurstaðan er einföld: eftir stofnun félags þarf ekki bara að „byrja að selja“. Það þarf að gera félagið rekstrarhæft. Það þýðir að VSK, laun, banki, bókhald, reikningar, eigendagögn og fyrstu færslur þurfa að mynda eitt skýrt kerfi.
Næsta skref: Farðu yfir hvort félagið sé tilbúið til að senda fyrsta reikninginn, greiða fyrstu launin og skrá fyrstu færslurnar án þess að þurfa að leiðrétta grunnatriði síðar.
Viltu byrja rétt frá fyrsta degi?
Hjá Aðalbókaranum hefst samstarfið oft einmitt hér — við upphaf rekstrar. Við sjáum um VSK-skráninguna, launagreiðendaskrána og uppsetningu bókhaldsins, á föstu verði og án bakreikninga, svo félagið þitt er rekstrarhæft frá fyrsta degi. Sendu okkur fyrirspurn og við svörum samdægurs á virkum dögum.
