Færslur

,

Mánaðarlegt uppgjör: af hverju það skiptir meira máli en ársreikningurinn

Ársreikningurinn segir hvað gerðist. Mánaðarlegt uppgjör segir hvað er að gerast á meðan enn er hægt að bregðast við. Fyrir stjórnendur og eigendur skiptir það miklu máli, því rekstrarvandamál verða yfirleitt dýrari eftir því sem þau uppgötvast seinna.

Í mörgum fyrirtækjum fer bókhald fyrst að fá athygli þegar skilafrestir nálgast eða ársreikningur er í vinnslu. Þá er oft búið að tapa verðmætum tíma. Mánaðarlegt uppgjör breytir bókhaldinu úr skylduverkefni í stjórntæki sem styður betri ákvarðanir, skýrari ábyrgð og minni óvissu.

Mánaðarlegt uppgjör sýnir stöðuna áður en vandinn stækkar

Gott mánaðarlegt uppgjör þarf ekki að vera flókið. Það þarf fyrst og fremst að vera reglulegt, skiljanlegt og byggt á réttum gögnum. Þegar bankar eru afstemmdir, kröfur og skuldir yfirfarnar, laun bókuð, VSK staða ljós og helsti rekstrarkostnaður kominn inn, verður myndin af rekstrinum miklu skýrari.

Munurinn á mánaðarlegu uppgjöri og ársreikningi er tímasetningin. Ársreikningurinn er mikilvægur fyrir skil, framtal, lánveitendur og eigendur. En hann kemur eftir á. Mánaðarlegt uppgjör hjálpar stjórnendum að sjá hvort framlegð er að lækka, kostnaður að hækka, viðskiptakröfur að safnast upp eða sjóðstreymi að þrengjast áður en vandinn verður alvarlegur.

Þetta er sérstaklega mikilvægt í fyrirtækjum þar sem sala, birgðir, laun eða árstíðasveiflur hafa mikil áhrif. Ef stjórnendur bíða í marga mánuði eftir skýrri stöðu getur ákvörðunin um ráðningar, fjárfestingar, verðlagningu eða greiðslufresti byggst á tilfinningu frekar en tölum.

Hvað á að vera innifalið í mánaðarlegu uppgjöri?

Mánaðarlegt uppgjör á að svara einfaldri spurningu: er reksturinn á þeirri braut sem stjórnendur halda að hann sé á?

Til að svarið sé nothæft þarf ákveðinn grunnur að vera í lagi:

  • Bankareikningar afstemmdir og óútskýrðar færslur yfirfarnar og skýrðar
  • Sölureikningar, innkaupareikningar og viðskiptakröfur yfirfarnar
  • Laun, launatengd gjöld og helsti rekstrarkostnaður bókaður
  • VSK staða skoðuð með tilliti til næstu skila
  • Samanburður gerður við fyrri mánuði, áætlun eða sama tímabil í fyrra

Þegar þessi atriði eru til staðar verður uppgjörið ekki bara talnasafn. Það verður samtal um reksturinn. Af hverju hækkaði kostnaður? Hvers vegna lækkaði framlegð? Eru kröfur að innheimtast hægar en áður? Er launakostnaður í takt við tekjur? Þessar spurningar skipta meira máli en fullkomin skýrsla sem kemur of seint.

Betri undirbúningur fyrir banka, skattframtal og ársreikning

Reglulegt uppgjör dregur líka úr álagi þegar stærri skilaverkefni koma upp. Fyrirtæki sem fylgist mánaðarlega með bókhaldi, kröfum, lánum og kostnaði er betur undirbúið fyrir ársreikning, skattframtal, fjármögnunarsamtöl og samskipti við banka.

Þetta getur skipt miklu þegar óskað er eftir lánalínu, endurfjármögnun eða greiðslufresti. Banki eða fjármögnunaraðili vill sjá skýra stöðu og trúverðugar upplýsingar. Ef tölurnar eru óuppfærðar, óafstemmdar eða erfitt er að skýra þróunina verður samtalið þyngra.

Sama gildir um ársreikning og skattframtal. Ef allt er tekið saman í einu við árslok eykst hættan á villum, töfum og óþarfa álagi. Mánaðarlegt uppgjör dreifir vinnunni, bætir gagnagæði og gerir lokafráganginn markvissari.

Bókhald sem styður ákvarðanir, ekki bara skil

Fyrirtæki þurfa ekki alltaf fleiri skýrslur. Þau þurfa oft betri takta í upplýsingaflæði. Mánaðarlegt uppgjör virkar best þegar það er hluti af föstu verklagi: gögn berast á réttum tíma, ábyrgð er skýr, uppgjör er yfirfarið og stjórnendur fá stutta, nothæfa mynd af stöðunni.

Þá verður bókhaldið ekki eingöngu bakvinnsla. Það verður hluti af rekstrarstjórn. Eigandi sér fyrr hvort verð þurfa að breytast. Rekstrarstjóri sér hvort kostnaður er að fara fram úr áætlun. Fjármálastjóri sér hvort sjóðstreymi næstu vikna kallar á aðgerðir.

Mánaðarlegt uppgjör kemur ekki í stað ársreiknings. Það gerir ársreikninginn betri og reksturinn skýrari á meðan árið er enn í gangi.

Næsta skref

Byrjaðu á að skilgreina hvaða fimm tölur stjórnendur þurfa að sjá í hverjum mánuði og hvaða gögn þurfa að berast til bókara til að þær tölur séu réttar.

/by
,

Innskattur og útskattur: það sem fyrirtæki þurfa að hafa á hreinu

Innskattur og útskattur eru ekki aðeins bókhaldsleg hugtök. Réttur skilningur á muninum þar á milli hefur bein áhrif á sjóðstreymi, verðlagningu, reikningagerð og yfirsýn stjórnenda. Þegar fyrirtæki skilur muninn á þessu tvennu verður auðveldara að greina raunverulegan kostnað, átta sig á hvaða fjárhæð þarf að skila til ríkissjóðs og sjá hvenær virðisaukaskattur getur skapað áhættu í rekstrinum.

Virðisaukaskattur er almennt innheimtur af sölu á vöru og þjónustu í atvinnurekstri, nema undanþágur eigi við. Skattþrep virðisaukaskatts eru 24% og 11%, auk þess sem tiltekin velta getur verið undanþegin virðisaukaskatti. Fyrir fyrirtæki skiptir mestu að virðisaukaskattur er ekki tekjur í venjulegum skilningi, heldur fjárhæð sem þarf að halda utan um og gera upp með réttum hætti

Hvað er útskattur?

Útskattur er sá virðisaukaskattur sem fyrirtæki leggur á sölu sína. Ef fyrirtæki selur þjónustu fyrir 100.000 kr. án virðisaukaskatts í 24% þrepi verður útskatturinn 24.000 kr. og heildarreikningurinn 124.000 kr.

Í framkvæmd þýðir þetta að fyrirtækið fær 124.000 kr. greiddar, en 24.000 kr. eru ekki rekstrartekjur sem má ráðstafa frjálslega. Sú fjárhæð tilheyrir virðisaukaskattsuppgjöri fyrirtækisins. Ef hún er notuð í daglegan rekstur án þess að horft sé fram á næstu skil getur greiðsla virðisaukaskatts komið illa við sjóðstreymi.

Þetta er eitt af þeim atriðum sem auðvelt er að sjást yfir í rekstri. Sala getur litið vel út og staða bankareikningsins virst sterk, en hluti fjárins er í raun skuld við ríkissjóð þar til virðisaukaskattur hefur verið gerður upp.

Hvað er innskattur?

Innskattur er virðisaukaskattur sem fyrirtæki greiðir af aðföngum til rekstrarins, til dæmis vörukaupum, þjónustu, tækjum eða öðrum rekstrarkostnaði, að því marki sem frádráttarréttur er fyrir hendi. Hann kemur til frádráttar á móti útskatti í virðisaukaskattsuppgjöri.

Einfalt dæmi:

Fyrirtæki innheimtir 240.000 kr. í útskatt á tímabili. Á sama tímabili hefur það greitt 90.000 kr. í innskatt af rekstrarkostnaði. Þá er mismunurinn 150.000 kr. sem þarf að skila, að því gefnu að kostnaðurinn uppfylli skilyrði um innskattsfrádrátt.

Þetta sýnir af hverju rétt flokkun kostnaðar skiptir máli. Það er ekki nóg að reikningur hafi verið greiddur. Gögnin þurfa að vera rétt, tengjast virðisaukaskattsskyldum rekstri og vera bókuð á réttan máta.

Hvar verða mistökin oftast?

Mistökin verða sjaldan vegna þess að stjórnendur viti ekkert um virðisaukaskatt. Þau verða frekar þegar ferlin eru óskýr, gögn berast seint eða bókhaldið fær ekki nægar upplýsingar um eðli viðskiptanna.

Algeng viðvörunarmerki eru:

  • Virðisaukaskattur af sölu er ekki aðgreindur í sjóðstreymisáætlun.
  • Reikninga vantar eða þeir eru ekki fullnægjandi til að styðja við innskattsfrádrátt.
  • Kostnaður er bókaður með innskatti þótt hann tengist ekki virðisaukaskattsskyldri starfsemi.
  • Fyrirtæki með blandaða starfsemi aðgreinir ekki nægilega vel virðisaukaskattsskylda starfsemi og undanþegna starfsemi.
  • Stjórnendur horfa á bankastöðu án þess að taka næstu skil virðisaukaskatts með í reikninginn.

Skatturinn leggur áherslu á að virðisaukaskattsskyldir aðilar geri upp virðisaukaskatt eftir hvert uppgjörstímabil með rafrænni virðisaukaskattsskýrslu. Meginreglan er tveggja mánaða uppgjörstímabil, þó undantekningar geti átt við. Einnig þarf að skila skýrslu fyrir hvert tímabil, jafnvel þótt engin velta hafi verið.

Hagnýt þýðing fyrir stjórnendur

Fyrir stjórnendur og fjármálafólk er virðisaukaskattur ekki aðeins atriði sem þarf að gera upp á réttum tíma. Hann er líka mikilvægur hluti af aga í rekstri. Góð yfirsýn yfir innskatt og útskatt hjálpar fyrirtækinu að sjá raunverulega stöðu rekstrarins, skipuleggja greiðslur og forðast að óvæntar skuldir komi niður á sjóðstreymi.

Gott verklag felur í sér að staða virðisaukaskatts sé yfirfarin reglulega yfir tímabilið, ekki aðeins þegar skiladagur nálgast. Það þarf að vera skýrt hvaða sala ber 24% skatt, hvaða sala ber 11% skatt, hvort einhver starfsemi sé undanþegin virðisaukaskatti og hvaða kostnaður veitir rétt til innskattsfrádráttar. Í fyrirtækjum með hraðan vöxt, miklar fjárfestingar eða blandaða starfsemi getur þessi yfirsýn skipt verulegu máli.

Niðurstaðan er einföld: innskattur og útskattur snúast ekki aðeins um að fylla út skýrslu. Rétt meðferð þeirra segir líka til um hvort fyrirtækið hafi stjórn á gögnum, ferlum og sjóðstreymi. Þar liggur raunverulegt rekstrarlegt virði góðrar yfirsýnar.

Næsta skref

Yfirfarið hvort staða virðisaukaskatts, reikningagerð og innskattsgögn séu skoðuð reglulega, ekki aðeins þegar skiladagur nálgast.

/by