Einföld samskipti og áreiðanlegir verkferlar
Einföld samskipti í bókhaldi eru ekki kurteisisatriði. Þau eru rekstraratriði. Þegar gögn berast seint, spurningar dragast eða ábyrgð er óljós, verður bókhaldið hægara, dýrara og óöruggara. Fyrir stjórnendur birtist það sem tafir á mánuðarlokum, óvissa um stöðu reksturs og meiri tími í eftirfylgni sem ætti ekki að vera nauðsynleg.
Góð bókhaldsþjónusta á því ekki bara að færa tölur rétt. Hún þarf að skapa skýrt flæði frá gögnum til niðurstöðu svo fyrirtækið viti hvað hefur verið unnið, hvað er í bið og hvað þarf að gerast næst. Það er kjarninn í þjónustu sem styður rekstur í stað þess að verða enn eitt verkefnið á borði stjórnenda. Sú hugsun er nánar útskýrð í Bókhaldsþjónusta í hnotskurn.
Þegar samskipti eru flókin hægir það á öllu
Flókin samskipti líta oft sakleysislega út í byrjun. Fylgiskjal vantar hér, skýring kemur seinna þar og einhver ætlar að senda bankayfirlit þegar tími gefst. En þegar þetta verður venjan hægir það á öllu ferlinu. Bókhaldið bíður, afstemmingar tefjast og yfirsýnin versnar. Þá er hætt við að mánuðarlok verði ekki lengur reglulegur stjórnunarpunktur heldur stöðug eltingarleikur við ólokin mál.
Þetta er ekki merki um að reksturinn sé endilega stór eða flókinn. Oftar er þetta merki um að samskiptaleiðirnar séu óskýrar. Hver á að senda hvað, hvenær og í hvaða formi? Hver sér um að svara spurningum? Hver staðfestir að gögn séu fullnægjandi? Þegar engin sameiginleg regla er til staðar verður of mikið háð minni, tilviljun eða því að einn einstaklingur haldi utan um allt.
Áreiðanlegir verkferlar skapa yfirsýn
Áreiðanlegir verkferlar snúast ekki um flækju heldur fyrirsjáanleika. Fyrirtæki þarf að geta gengið að því vísu hvernig gögn berast, hvar þau eru vistuð, hvernig spurningum er svarað og hvaða atriði þarf að afgreiða fyrir laun, opinber skil og reglulega uppgjörsvinnu. Þegar það liggur fyrir minnkar áhættan strax.
Þá verður líka auðveldara að greina frávik. Ef kostnaður hækkar óvænt, ef greiðsla vantar eða ef gögn berast ekki á réttum tíma sést það fyrr. Það er raunverulegt virði góðra verkferla. Þeir gera stjórnendum kleift að bregðast við áður en lítið frávik verður að stærra vandamáli. Þetta er ekki stífni. Þetta er rekstraröryggi.
Þegar spurningar vakna um varðveislu gagna, aðganga eða rafræn skil á ekki að treysta á ágiskanir. Þá á að byggja á leiðbeiningum Skattsins um bókhaldsgögn og rafræn skil til Skattsins.
Traust byggist á því sem gerist í verki
Traust í bókhaldi verður ekki til af fallegum orðum. Það byggist á því að bókhaldið stemmi, svör berist á réttum tíma og verklagið haldi líka þegar álag eykst. Fyrirtæki þurfa að finna að bókhaldið sé í öruggum farvegi, ekki bara þegar allt gengur vel heldur líka þegar eitthvað óvænt kemur upp.
Þess vegna skiptir miklu að bókhaldsþjónusta tali skýrt mannamál, biðji um það sem vantar án óþarfa flækju og haldi utan um verkefnin af festu. Þar verða einföld samskipti og áreiðanlegir verkferlar að sama málinu. Annað án hins skilar takmörkuðum árangri. .
Næsta skref: Farðu yfir hvernig bókhaldsgögn berast í dag, hver ber ábyrgð á samskiptum og hvort verkferlarnir styðji reksturinn eða tefji hann.
Ertu með rekstur sem gæti þegið reyndan bókara?
Kannaðu málið og sendu okkur fyrirspurn hér.
Við erum að bæta við okkur viðskiptavinum.
