Bókhald á að vera stoð sem styður rekstur, ekki óljós kostnaðarliður sem erfitt er að átta sig á. Þegar bókhald er vel hannað færðu tölur sem þú getur treyst, á réttum tíma, og með skýringum sem standa undir spurningum. Þegar ferlið er óskýrt endar bókhald of oft sem leiðréttingavinna, mánuðarlok dragast og kostnaður hækkar án þess að virðið aukist.

Margir sem telja sig vera að greiða of mikið fyrir bókhaldsþjónustu eru ekki endilega að borga of hátt tímagjald. Þeir eru að borga fyrir óhagkvæmt flæði í rekstrinum; gögn berast seint eða ófullnægjandi, samskipti eru óskýr, sama atriði er flokkað á mismunandi hátt milli mánaða og bókhald verður að bregðast við í stað þess að vinna eftir reglubundnu ferli. Þetta birtist svo í aukinni eftirvinnu, endurteknum spurningum, frávikum í afstemmingum og óþarfa yfirferð áður en skattskil og skil á gjöldum fara fram.

Í vaxandi fyrirtækjum bætist líka við flækjustig sem tengist sköttum og gjöldum. Virðisaukaskattur (VSK) er klassískt dæmi. Ef flokkun, tímasetningar og grunnskjöl eru ekki stöðluð verður VSK meðhöndlun óstöðug og það kostar bæði tíma og áhættu. Sama á við um önnur gjöld og skil, þar sem rétt bókun og rekjanleiki eru forsendur þess að niðurstaðan standist rýni og sé samanburðarhæf milli tímabila.

Hvernig metur þú hvort bókhaldsþjónusta sé að skila virði?

Gott viðmið er að spyrja um afrakstur frekar en klukkustundir. Færðu reglulega uppfærða stöðu sem þú treystir? Er tímasetning mánuðarloka skýr og fyrirsjáanleg? Eru afstemmingar framkvæmdar sem hluti af venjulegu ferli eða bara þegar eitthvað kemur upp? Og þegar spurningar vakna um skattar, gjöld eða virðisaukaskatt, liggja þá gögn og rök meðferðinnar skýr fyrir?

Ef svörin eru óljós er líklegt að þú sért að greiða fyrir ferli sem er í viðbragðsstöðu. Þá er oft hagkvæmara að styrkja rammann, einfaldlega vegna þess að stöðugt vinnulag dregur úr eftirvinnu og bætir gæði gagna. Það lækkar kostnað bæði beint (minni vinna) og óbeint (færri mistök, færri tafir, minni óvissa).

Af hverju hækkar bókhaldskostnaður?

Bókhaldskostnaður hækkar yfirleitt af sömu ástæðum. Skil og samskipti dreifast á of margar rásir og enginn hefur skýrt yfirlit yfir hvað vantar. Flokkun endurtekinna færslna er óstöðluð, þannig að bókhald verður að “túlka” reksturinn í hvert skipti. Samþykktarferli eru óljós, sem skapar tafir og óþarfa umferðir. Kerfi tala illa saman, sem þýðir að afstemmingar og leiðréttingar verða fastur liður í mánuðarlokum. Þegar svo skattar, gjöld og VSK skil nálgast verður pressan meiri og ferlið dýrara.

Það sem skiptir mestu er að bókhald sé sett upp þannig að ferlið sé endurtekið og fyrirsjáanlegt. Þá verður bókhald stöðug rútína sem skilar rekjanlegum gögnum, í stað þess að vera átaksverkefni sem endar á síðustu stundu.

Útvistun bókhalds og útvistun launa: hvenær er það skynsamlegt?

Útvistun getur verið mjög skynsamleg leið þegar hún er valin af stefnu, ekki af neyð. Útvistun bókhaldsþjónustu hentar oft vel þegar fyrirtæki vill fá skýrara ferli, stöðugri mánuðarlok og betri yfirferð á skattskilum og gjöldum. Í mörgum tilvikum er ekki útvistunin sem sparar mest, heldur það að ferlið verður skýrara: skil verða stöðluð, ábyrgðarkeðja skilgreind og afstemmingar verða hluti af reglulegri vinnu. Það bætir líka meðferð á virðisaukaskatti (VSK) þegar flokkun, skjöl og tímasetningar eru samræmd og yfirferð er fastur hluti af mánuðarlokum.

Það er líka algengt að fyrirtæki velji blandaða lausn þar sem ákveðnir hlutar eru innanhúss en afstemmingar, uppgjör, yfirferð og gæðastýring eru hjá sérfræðiteymi. Með slíkri nálgun næst oft betra jafnvægi milli stjórnunar, yfirsýnar og kostnaðar.

Hvað getur þú gert til að lækka kostnað án þess að tapa gæðum?

Oft þarf ekki stórar aðgerðir. Það sem skilar mestum árangri er að sameina skil í eina rútínu, skilgreina skýra tímalínu mánuðarloka og staðla meðferð endurtekinna færslna. Þegar þetta er komið á sinn stað verða afstemmingar einfaldari og frávik fækka. Þá verður líka auðveldara að halda utan um skattar og gjöld, og VSK meðferð verður stöðugri. Þú færð fyrr í mánuðinum tölur sem þú getur treyst og þar með betri forsendur til að stýra rekstrinum.

Lokaorð

Ef þú ert að greiða mikið fyrir bókhaldsþjónustu er það oft merki um að ferlar, skil og ábyrgð séu ekki nógu skýr. Bókhald á að styðja ákvarðanatöku, tryggja rekjanleika og gera skattskil, gjöld og virðisaukaskatt (VSK) fyrirsjáanlegan hluta af rekstri, ekki stressvald. Með skýrara vinnulagi, reglubundnum afstemmingum og réttri umgjörð er yfirleitt hægt að lækka kostnað, auka gæði og fá betri yfirsýn — án þess að bæta við óþarfa flækjustigi.

Hver hjá þínu fyrirtæki/félagi hefur í raun einlægan áhuga og þekkingu á skattaumhverfinu svo hægt sé að treysta honum/henni til að leiða reksturinn í gegnum þann frumskóg? Hvað gerist þegar fyrirspurn kemur frá skattinum? Hvernig velur þú viðbragð þá?

Bókhaldsþjónusta
Þegar slíkar fyrirspurnir koma tökum við glöð á móti þeim og fylgjum farsællega í höfn. Þetta er hluti af okkar bókhaldsþjónustu og er alltaf innifalin í henni, án alls aukakostnaðar.
Við lítum nefnilega svo á að þjónusta okkar sé að gera rekstraraðilum auðveldara fyrir að sinna sínu starfi. Þessvegna sækjum við til þeirra bókhaldsgögnin og styðjum sem við getum.

Enginn símtalskostnaður
Þetta þýðir að þegar við heyrum í viðskiptavinum okkar t.d. vegna fyrirspurnar frá skattinum þá leggst enginn símtalskostnaður á, ekki heldur þegar við höfum samband við skattinn og leysum málin.

Ástríða fyrir bókhaldi
Við höfum ástríðu fyrir bókhaldi, svo einfalt er það. Okkur finnst gefandi að vinna með farsælum aðilum, vinna í trausti bókhaldsþekkingar okkar að rekstrarárangri þeirra og sjá til þess að gögn séu send á réttum tíma til opinberra aðila.

Bókhaldið færir sig ekki sjálft en Aðalbókarinn færir það með traustri þekkingu á bókhaldslögum, skattalögum og góðu siðferði.

Við byrjum að aðlagast nýjum veruleika þegar byrjað verður að slaka á samkomubanninu þann 4. maí, ertu með áætlun? Tvær vikur eru til stefnu og því tilvalið að fara yfir mikilvæg atriði til undirbúnings.

1. Hvernig stendur reksturinn?
2. Er bókhaldið fært og raunveruleg niðurstaða fengin?
3. Hvaða svigrúm er til staðar?
4. Hvernig líta áætlanir út bæði langtíma og fyrir árið 2020?
5. Er búið að forgangsraða skuldum, ef eru?
6. Hvar liggja ný tækifæri?

Það er mikilvægt að setja rekstrinum markmið, þrátt fyrir þá óvissutíma sem framundan eru. Grundvallaratriðið er að vita hvernig reksturinn stendur og því tilvalið að ganga frá öllum lausum endum, fá niðurstöðu rekstrarins miðað við stöðuna í dag og setja rekstrinum markmið.

Það er ekki síst á svona tímum sem Aðalbókarinn kemur að góðu gagni. Með því að sjá til þess að allt bókhald sé rétt fært, allur kostnaður raungerður og áætlanir með opinber gjöld sett inn í reksturinn þá geta fyrirtæki unnið með réttar forsendur. Við bjóðum nýja viðskiptavini velkomna, það er auðvelt að skipta um bókhaldsþjónustu og þú getur kannað málið hér.

Við hvetjum alla til að setja sér markmið og ná tökum á hinum nýja veruleika sem og þeim áskorunum sem framundan eru.  Aðalbókarinn stendur þétt við bakið á sínum viðskiptavinum og kappkostar að færa bókhaldið og sjá til þess að öll útgjöld, skýrslur og launakostnaður sé rétt reiknaður og inn í áætlunum.

Ertu með áætlun?

Spurningin hvort bókhaldsþjónusta henti eða að þú ættir að færa bókhaldið sjálf/ur fer eftir eðli vinnu þinnar og þekkingu.

Bókhald og sérfræðiþekking
Bókhald er tímafrek vinna en eftir því sem það er gert oftar lærir maður inn á verkferlana og fer að þekkja það betur. Spurningin er hinsvegar hvort tímanum sé betur varið í sérfræðiþekkingu hvers og eins heldur en bókhaldið. Þeir sem eru að byrja sinn rekstur þurfa að setja á sig marga hatta varðandi reksturinn og þá getur bókhaldið aukið á stress, sér í lagi þegar kemur að skilum gagnvart hinu opinbera.

Bókhaldsþekking margra er úr menntaskóla og þekkja þeir vel debet og kredit. Aðrir kynnast því í háskóla í tengslum við nám sitt. Margir telja sig geta fært það og geta það helsta að sjálfsögðu. Margir gefa sér hinsvegar helst til of mikið kredit í bókhaldsþekkingu og átta sig fyrr en seinna að ástríða þeirra er af allt öðrum meiði.

Fyrirtækjaeigendur þurfa því að spyrja sig hvað það er sem gerir þá skapandi og framsækna. Er það bókhald eða það sem ýtti þeim út í að stofna fyrirtækið?

Viðurkenndur bókari og endurskoðandi
Það hafa ekki allir ástríðu fyrir bókhaldi, það vitum við sem vinnum við fagið. Aðalbókarinn býður bókhaldsþjónustu á föstu verði til að auðvelda viðskiptavinum sínum að áætla þann lið. Endurskoðandi er að öllu jöfnu ekki nauðsynlegur litlum og meðalstórum fyrirtækjum heldur viðurkenndur bókari sem sér um að bókhaldið sé traust og öruggt.

Þjónusta Aðalbókarans er alhliða bókhaldsþjónusta sem gerir rekstraraðilum kleift að einbeita sér að rekstrinum í öruggri vissu um að á meðan sjáum við um að bókhaldið sé fært, laun reiknuð og og þeim skýrslum sem skila á, sé skilað.

Sendu okkur línu á adalbokarinn@adalbokarinn.is og við förum yfir þarfir fyrirtækisins, hvernig bókhaldsþjónusta Aðalbókarans gæti nýst sem og hvernig við getum komið að liði.

Það er þessi tími árs þar sem nauðsynlegt er að fara yfir rekstur ársins á undan og gera það upp. Árseikningar og skattframtöl eru verkefnin sem liggja meðal annars fyrir og rétt er að koma þeim til hins opinbera í tíma. 

Það er engin ástæða til að flækja uppgjör eða kasta til höndunum, því lög og reglur kveða nákvæmlega á um hvernig þetta skuli gert og þú getur treyst því að Aðalbókarinn gengur frá þínum málum á réttan máta og á réttum tíma.

Nú er tilvalið að taka næstu daga í að safna saman gögnunum og koma þeim í hendur Aðalbókarans til að vinna úr þeim. Það léttir álagi af stjórnendum að hafa ekki áhyggjur af óunnum verkefnum í bókhaldinu, og geta farið yfir reksturinn í rauntölum og brugðist við þar sem bregðast þarf við og geta þá endurskoðað áætlanir í framhaldinu.

Það er merki um heilbrigðan rekstur að geta lagt fram ársreikning og gert upp sín mál við skattinn innan tilskilins frests. Aðalbókarinn vinnur allt bókhald traust og örugglega, skilar á tíma og veitir sínum viðskiptavinum ró yfir öllum skilum til hins opinbera. Það er okkar leiðarljós í allri okkar vinnu.