Bókhald á að vera stoð sem styður rekstur, ekki óljós kostnaðarliður sem erfitt er að átta sig á. Þegar bókhald er vel hannað færðu tölur sem þú getur treyst, á réttum tíma, og með skýringum sem standa undir spurningum. Þegar ferlið er óskýrt endar bókhald of oft sem leiðréttingavinna, mánuðarlok dragast og kostnaður hækkar án þess að virðið aukist.

Margir sem telja sig vera að greiða of mikið fyrir bókhaldsþjónustu eru ekki endilega að borga of hátt tímagjald. Þeir eru að borga fyrir óhagkvæmt flæði í rekstrinum; gögn berast seint eða ófullnægjandi, samskipti eru óskýr, sama atriði er flokkað á mismunandi hátt milli mánaða og bókhald verður að bregðast við í stað þess að vinna eftir reglubundnu ferli. Þetta birtist svo í aukinni eftirvinnu, endurteknum spurningum, frávikum í afstemmingum og óþarfa yfirferð áður en skattskil og skil á gjöldum fara fram.

Í vaxandi fyrirtækjum bætist líka við flækjustig sem tengist sköttum og gjöldum. Virðisaukaskattur (VSK) er klassískt dæmi. Ef flokkun, tímasetningar og grunnskjöl eru ekki stöðluð verður VSK meðhöndlun óstöðug og það kostar bæði tíma og áhættu. Sama á við um önnur gjöld og skil, þar sem rétt bókun og rekjanleiki eru forsendur þess að niðurstaðan standist rýni og sé samanburðarhæf milli tímabila.

Hvernig metur þú hvort bókhaldsþjónusta sé að skila virði?

Gott viðmið er að spyrja um afrakstur frekar en klukkustundir. Færðu reglulega uppfærða stöðu sem þú treystir? Er tímasetning mánuðarloka skýr og fyrirsjáanleg? Eru afstemmingar framkvæmdar sem hluti af venjulegu ferli eða bara þegar eitthvað kemur upp? Og þegar spurningar vakna um skattar, gjöld eða virðisaukaskatt, liggja þá gögn og rök meðferðinnar skýr fyrir?

Ef svörin eru óljós er líklegt að þú sért að greiða fyrir ferli sem er í viðbragðsstöðu. Þá er oft hagkvæmara að styrkja rammann, einfaldlega vegna þess að stöðugt vinnulag dregur úr eftirvinnu og bætir gæði gagna. Það lækkar kostnað bæði beint (minni vinna) og óbeint (færri mistök, færri tafir, minni óvissa).

Af hverju hækkar bókhaldskostnaður?

Bókhaldskostnaður hækkar yfirleitt af sömu ástæðum. Skil og samskipti dreifast á of margar rásir og enginn hefur skýrt yfirlit yfir hvað vantar. Flokkun endurtekinna færslna er óstöðluð, þannig að bókhald verður að “túlka” reksturinn í hvert skipti. Samþykktarferli eru óljós, sem skapar tafir og óþarfa umferðir. Kerfi tala illa saman, sem þýðir að afstemmingar og leiðréttingar verða fastur liður í mánuðarlokum. Þegar svo skattar, gjöld og VSK skil nálgast verður pressan meiri og ferlið dýrara.

Það sem skiptir mestu er að bókhald sé sett upp þannig að ferlið sé endurtekið og fyrirsjáanlegt. Þá verður bókhald stöðug rútína sem skilar rekjanlegum gögnum, í stað þess að vera átaksverkefni sem endar á síðustu stundu.

Útvistun bókhalds og útvistun launa: hvenær er það skynsamlegt?

Útvistun getur verið mjög skynsamleg leið þegar hún er valin af stefnu, ekki af neyð. Útvistun bókhaldsþjónustu hentar oft vel þegar fyrirtæki vill fá skýrara ferli, stöðugri mánuðarlok og betri yfirferð á skattskilum og gjöldum. Í mörgum tilvikum er ekki útvistunin sem sparar mest, heldur það að ferlið verður skýrara: skil verða stöðluð, ábyrgðarkeðja skilgreind og afstemmingar verða hluti af reglulegri vinnu. Það bætir líka meðferð á virðisaukaskatti (VSK) þegar flokkun, skjöl og tímasetningar eru samræmd og yfirferð er fastur hluti af mánuðarlokum.

Það er líka algengt að fyrirtæki velji blandaða lausn þar sem ákveðnir hlutar eru innanhúss en afstemmingar, uppgjör, yfirferð og gæðastýring eru hjá sérfræðiteymi. Með slíkri nálgun næst oft betra jafnvægi milli stjórnunar, yfirsýnar og kostnaðar.

Hvað getur þú gert til að lækka kostnað án þess að tapa gæðum?

Oft þarf ekki stórar aðgerðir. Það sem skilar mestum árangri er að sameina skil í eina rútínu, skilgreina skýra tímalínu mánuðarloka og staðla meðferð endurtekinna færslna. Þegar þetta er komið á sinn stað verða afstemmingar einfaldari og frávik fækka. Þá verður líka auðveldara að halda utan um skattar og gjöld, og VSK meðferð verður stöðugri. Þú færð fyrr í mánuðinum tölur sem þú getur treyst og þar með betri forsendur til að stýra rekstrinum.

Lokaorð

Ef þú ert að greiða mikið fyrir bókhaldsþjónustu er það oft merki um að ferlar, skil og ábyrgð séu ekki nógu skýr. Bókhald á að styðja ákvarðanatöku, tryggja rekjanleika og gera skattskil, gjöld og virðisaukaskatt (VSK) fyrirsjáanlegan hluta af rekstri, ekki stressvald. Með skýrara vinnulagi, reglubundnum afstemmingum og réttri umgjörð er yfirleitt hægt að lækka kostnað, auka gæði og fá betri yfirsýn — án þess að bæta við óþarfa flækjustigi.

Spurningin hvort bókhaldsþjónusta henti eða að þú ættir að færa bókhaldið sjálf/ur fer eftir eðli vinnu þinnar og þekkingu.

Bókhald og sérfræðiþekking
Bókhald er tímafrek vinna en eftir því sem það er gert oftar lærir maður inn á verkferlana og fer að þekkja það betur. Spurningin er hinsvegar hvort tímanum sé betur varið í sérfræðiþekkingu hvers og eins heldur en bókhaldið. Þeir sem eru að byrja sinn rekstur þurfa að setja á sig marga hatta varðandi reksturinn og þá getur bókhaldið aukið á stress, sér í lagi þegar kemur að skilum gagnvart hinu opinbera.

Bókhaldsþekking margra er úr menntaskóla og þekkja þeir vel debet og kredit. Aðrir kynnast því í háskóla í tengslum við nám sitt. Margir telja sig geta fært það og geta það helsta að sjálfsögðu. Margir gefa sér hinsvegar helst til of mikið kredit í bókhaldsþekkingu og átta sig fyrr en seinna að ástríða þeirra er af allt öðrum meiði.

Fyrirtækjaeigendur þurfa því að spyrja sig hvað það er sem gerir þá skapandi og framsækna. Er það bókhald eða það sem ýtti þeim út í að stofna fyrirtækið?

Viðurkenndur bókari og endurskoðandi
Það hafa ekki allir ástríðu fyrir bókhaldi, það vitum við sem vinnum við fagið. Aðalbókarinn býður bókhaldsþjónustu á föstu verði til að auðvelda viðskiptavinum sínum að áætla þann lið. Endurskoðandi er að öllu jöfnu ekki nauðsynlegur litlum og meðalstórum fyrirtækjum heldur viðurkenndur bókari sem sér um að bókhaldið sé traust og öruggt.

Þjónusta Aðalbókarans er alhliða bókhaldsþjónusta sem gerir rekstraraðilum kleift að einbeita sér að rekstrinum í öruggri vissu um að á meðan sjáum við um að bókhaldið sé fært, laun reiknuð og og þeim skýrslum sem skila á, sé skilað.

Sendu okkur línu á adalbokarinn@adalbokarinn.is og við förum yfir þarfir fyrirtækisins, hvernig bókhaldsþjónusta Aðalbókarans gæti nýst sem og hvernig við getum komið að liði.

Dagpeningar eru endurgreiðsla á kostnaði sem launþegi verður fyrir vegna tilfallandi vinnuferða á vegum vinnuveitanda utan venjulegs vinnustaðar. Í því felst að launþeginn fær tilgreinda fjárhæð frá vinnuveitanda og sér sjálfur um að greiða mat eða gistingu. Um skattskyldar tekjur er að ræða en móttakanda dagpeninga er svo heimilt að draga dagpeninga frá samkvæmt tilgreindum reglum.

Launagreiðanda er í sjálfu sér heimilt að greiða hvaða upphæð sem er í dagpeninga en heimill frádráttur á móti er háður reglum í skattmati RSK. Ef greidd upphæð er hærri en leyfilegur frádráttur þarf að greiða tekjuskatt af mismuninum. Þetta leiðir af sér að algengast er að upphæð greiddra dagpeninga fylgi skattmatsreglunum og í daglegu máli er oftast átt við þá upphæð þegar talað er um dagpeninga (þ.e.a.s upphæð heimils frádráttar). RSK miðar heimilan frádrátt yfirleitt við þá upphæð sem Ferðakostnaðarnefnd ákveður en svo þarf ekki að vera, þ.a. nauðsynlegt er að ganga úr skugga um hver upphæðin er.

Ferðakostnaðarnefnd ákveður dagpeningagreiðslur almennra ríkisstarfsmanna vegna ferða á vegum vinnuveitanda. Ferðakostnaður er athugaður nokkrum sinnum á ári þó upphæð ferðakostnaðar breytist yfirleitt sjaldnar. Nefndin hefur ákveðinn gagnagrunn til að halda utan um gisti- og fæðiskostnað og er upphæð dagpeninga meðaltal af upplýsingum þaðan.

Skilyrði þess að frádráttur á móti greiddum dagpeningum sé heimill eru eftirfarandi:

• tilfallandi ferð utan venjulegs vinnustaðar
• sannaður ferða- og dvalarkostnað vegna vinnuveitanda
• gögn um tilefni ferðar, fjölda dvalardaga, og fjárhæð dagpeninga ásamt nafni
• og kennitölu launþega liggja fyrir í bókhaldi launagreiðanda
• frádráttarbær upphæð er að hámarki upphæð greiddra dagpeninga

Upphæð heimils frádráttar er mismunandi eftir því hvort um ferð innan- eða utanlands er að ræða en einnig hefur tilefni ferðarinnar áhrif á hana. Þannig eru dagpeningar vegna þjálfunar, náms eða eftirlitsstarfa erlendis lægri en almennir dagpeningar. Einnig er sérstakur frádráttur vegna uppihalds, heimill fyrir launþega sem starfar tímabundið erlendis hjá íslenskum vinnuveitanda. Slíkan frádrátt má nýta sér í allt að þrjú ár.

Með tilfallandi ferðum utan venjulegs vinnustaðar er átt við að launþegi er sendur í einstaka ferðir en að hann hafi að jafnaði fasta starfsstöð. Séu ferðir „ríkur og reglubundinn þáttur í starfinu„ er það ekki metið svo að um tilfallandi ferðir sé að ræða. Þetta kemur fram í Úrskurði Yfirskattanefndar nr. 42/2005 þar sem tryggingasölumaður hafði tilgreint dagpeninga á skattframtali og frádrátt á móti. Hann fór í reglubundnar söluferðir um landið, allt að 2 vikur í senn. Honum var ekki heimill frádrátturinn á þeim forsendum að um ríkan og reglubundinn þátt í starfi hans væri að ræða.

Til að geta sýnt fram á að um ferða- og dvalarkostnað á vegum vinnuveitanda sé að ræða þarf að eiga reikninga og greiðslukvittanir auk þess sem vinnuveitandinn þarf að halda utan um greidda dagpeninga í bókhaldi sínu. Og svo má ekki draga frá hærri upphæð en launþeginn fékk greidda. Dæmi: Heimilt er að draga 15.000 kr. frá greiddum dagpeningum. Launþegi fékk 10.000 kr. greidda í dagpeninga og það er upphæðin sem er frádráttarbær hjá honum.

Í 1. tl. A-liðar 30. gr. laga nr. 90/2003 er minnst á að auk dagpeninga megi draga frá hliðstæðar endurgreiðslur. Launþegi hefur þá orðið fyrir kostnaði í starfi sínu vegna ferða- og dvalarkostnaðar og fengið endurgreiðslu frá atvinnurekanda á móti. Litið er svo á að um endurgreiðslu á útlögðum kostnaði sé að ræða. Það þarf að halda öllum reikningum og kvittunum til haga til að sýna fram á hve mikill kostnaðurinn var (sannaður kostnaður). Heimill frádráttur fer eftir matsreglum fjármálaráðherra.

Á þessu var tekið í Héraðsdómi nr. 119/1998. Vörubílstjóra sem ók reglulega á milli Blönduóss og Reykjavíkur var óheimilt að nýta sér frádrátt vegna dagpeninga þar sem ekki var um tilfallandi ferðir að ræða. En hann mátti draga frá útlagðan kostnað vegna starfs síns. Í þessu tilviki var kostnaðurinn þó metinn þar sem engin gögn til að sýna fram á útlagðan kostnað voru lögð fram.

ATH! Þessar reglur eiga þó aðeins við um launþega. Maður í sjálfstæðum rekstri sem verður fyrir kostnaði vegna rekstursins má gjaldfæra þann kostnað, líka fæðiskostnað.