Bókhaldsdeild einyrkjans

Ert þú að íhuga að stofna eigið fyrirtæki og vinna að þínum hugðarefnum? Sífellt bætist í hóp þeirra sem stunda eigin rekstur og er gaman að heyra af hinum fjölmörgu fyrirtækjum sem leita til okkar með bókhaldsþjónustu.

Oft er sagt að þú gerir það sem þú ert best/ur í og við sjáum um afganginn – hver svo sem sá afgangur er. En bókhald getur þó aldrei verið neinn afgangur og leggjum við hjá Aðalbókaranum metnað okkar í að vera einyrkjum sem og öðrum til stuðnings.

Við tjöldum ekki til einnar nætur heldur lítum svo á að við séum bókhaldsdeildin í þeim fyrirtækjum sem við vinnum með og aðstoðum stjórnendur og eigendur við að hafa góða yfirsýn yfir fjármál fyrirtækisins.

Fyrir utan að færa bókhaldið og láta vita af öllum gjalddögum sem framundan eru þá erum við alltaf eitt símtal í burtu, erum til taks og þjónustu reiðubúin. Mannleg samskipti koma aldrei í staðinn fyrir önnur samskipti og leggjum við mikið upp úr að þekkja til reksturs viðskiptavina okkar til að geta ráðlagt eftir bestu vissu.

Svo finnst okkur bókhald bara svo skemmtilegt og iðum í skinninu við færa það fyrir okkar fólk og gefa þeim sem gleggsta mynd af rekstrinum.

Ef þú ert einyrki og ert að velta fyrir þér bókhaldsþjónustu þá sendu okkur fyrirspurn hér!

Launavinnsla

​​Launavinnsla er mikilvægur grunnþáttur í rekstri fyrirtækja. Að ýmsu þarf að gæta til að tryggja hnökralausa afgreiðslu á launum, sköttum og skilagreinum: huga að því að grundvallarforsendur séu réttar, taka saman gögn, framkvæma launavinnsluna og undirbúa útgreiðslur.

Grundvöllur hnökralausrar launavinnslu er að allar forsendur launaútreikninga séu rétt upp settar í launakerfum. Styðjast þarf við réttar skattprósentur og að skattkortsupplýsingar starfsmanna séu rétt uppsettar.  Ennfremur þarf að skrá þá lífeyrissjóði og verkalýðsfélög sem starfsmen greiða í og greiðsluforsendur hvers um sig.

Fyrsta stig hverrar launavinnslu er að taka saman allar upplýsingar sem eiga erindi á launaseðla. Telja þarf saman unna tíma, frítíma og veikindadaga. Í sumum tilvikum þarf að taka saman úttektir starfsmanna, fyrirframgreiðslur og ýmsar aukagreiðslur, svo sem dagpeninga, ökutækjastyrk, ferðastyrk og líkamsræktarstyrk.

Þegar búið er að taka saman allar nauðsynlegar upplýsingar er komið að því að færa þær inn í launakerfið og reikna launin. Eftir að gengið er úr skugga um að niðurstöður launakeyrslunnar séu villulausar má prenta út launaseðla og senda skilagreinar á rétta staði. Þá er svo komið að hægt er að greiða út laun, skatta og launatengd gjöld.

Villulaus launaafgreiðsla er mikilvæg forsenda starfsánægju og kemur í veg fyrir aukavinnu vinnuveitanda við leiðréttingar og samskipti við innheimtuaðila. Til að tryggja rétta útkomu er mikilvægt að vinna skipulega og af vandvirkni og gæta þess að klára sérhvert þrep vinnslunar áður en áfram er haldið.

Útvistun eða eigin vinna?

Vönduð bókhaldsvinna hvort sem hún er í útvistun eða eigin vinna er grundvöllur þess að reksturinn gangi upp. Það vita allir sem reynslu hafa af rekstri fyrirtækja. Að sama skapi er líka rétt að vinna við bókhald er tímafrek. Tími eigenda sem fer í að færa bókhald er tími sem líkast til væri betur nýttur í að sinna grunnþáttum rekstursins.

Í upphafi er stundum besti kosturinn að færa sitt eigið bókhald. Sá sem tekur tíma í að færa bókhaldið sjálfur sparar útlagðan kostnað. Það er líka kostur að sá sem færir sitt eigið bókhald nær að átta sig á ýmsu varðandi reksturinn og hefur alltaf aðgang að öllum gögnum.

Til lengdar er eigin vinna við að færa bókhaldið ekki ekki endilega góður valkostur. Það að færa sitt eigið bókhald getur þegar upp er staðið reynst dýrkeypt. Mistök og misskilningur getur leitt til kostnaðarauka.

Bókhaldsvinna hentar vel til útvistunar og er góð lausn ef stærð fyrirtækisins leyfir ekki að ráðinn sé sérstakur starfsmaður í bókhald. Raunin er til dæmis sú að oft þegar kemur að því að færa bókhaldið í hendur fagmanna til að útbúa ársreikning og skila framtali þarf að vinna töluvert upp aftur, og sú vinna getur auðveldlega gert sparnað við eigin vinnu að engu. Auk þessa þarf að taka með í reikninginn kostnað við hugbúnað, tæki og tól.

Á einhverjum  tímapunkti kemur að því að fólk sem stendur í fyrirtækjarekstri vaknar upp við að annaðhvort geta ekki eða vilja ekki lengur sinna bókhaldsfærslunni sjálft. Þegar þar er komið sögu er besta lausnin að útvista bókhaldinu til sérfæðinga í bókhaldi.

Fyrir utan augljósan tímasparnað, fylgir útvistun margvíslegur ábati,  aðgangur að sérfræðiþekkingu í bókhaldi og oft á tíðum margháttað liðsinni; með því að bókhaldarinn öðlast innsýn í rekstur fyrirtækisins getur  hann verið eiganda þess til skrafs og ráðagerða um reksturinn. Ef tekin er ákvörðun um að útvista bókhaldinu er því mikilvægt að eigandinn sjái áfram um gjaldkerahlutverkið og láti peningaumsýslu ekki í annarra hendur.

Margir eigendur smærri fyrirtækja hafa góða reynslu af því að útvista bókhaldinu, en með stækkun fyrirtækisins getur komið að því að ákveðið er ráða sérstakan starfsmann til að sjá um bókhaldið. Það er hins vegar ágætis viðmið að reikna með því að það sé líklega ekki orðið fullt starf að sjá um bókhaldið fyrr en starfsmenn eru orðnir um þrjátíu.

Það eru margir kostir við að fá aðstoð við að færa bókhaldið og sjá um  gagnaskil og samskipti sem tengjast því. Þegar ekki hvílir lengur á eigandanum að sinna bókhaldinu, losnar tími sem hægt er að nota til þess að hugsa, vinna áætlanir og huga að framtíð rekstrarins. Með útvistun bókhaldsins til traustrar bókhaldsþjónustu fær fyrirtæki aðgengi að sérfræðingi með víðfeðma þekkingu á rekstri minni fyrirtækja. Eigandinn getur beint orku sinni og tíma að því að rækta fyrirtækið og það skilar sér í afkomunni. ​

Dagpeningar og hliðstæðar endurgreiðslur

Dagpeningar eru endurgreiðsla á kostnaði sem launþegi verður fyrir vegna tilfallandi vinnuferða á vegum vinnuveitanda utan venjulegs vinnustaðar. Í því felst að launþeginn fær tilgreinda fjárhæð frá vinnuveitanda og sér sjálfur um að greiða mat eða gistingu. Um skattskyldar tekjur er að ræða en móttakanda dagpeninga er svo heimilt að draga dagpeninga frá samkvæmt tilgreindum reglum.

Launagreiðanda er í sjálfu sér heimilt að greiða hvaða upphæð sem er í dagpeninga en heimill frádráttur á móti er háður reglum í skattmati RSK. Ef greidd upphæð er hærri en leyfilegur frádráttur þarf að greiða tekjuskatt af mismuninum. Þetta leiðir af sér að algengast er að upphæð greiddra dagpeninga fylgi skattmatsreglunum og í daglegu máli er oftast átt við þá upphæð þegar talað er um dagpeninga (þ.e.a.s upphæð heimils frádráttar). RSK miðar heimilan frádrátt yfirleitt við þá upphæð sem Ferðakostnaðarnefnd ákveður en svo þarf ekki að vera, þ.a. nauðsynlegt er að ganga úr skugga um hver upphæðin er.

Ferðakostnaðarnefnd ákveður dagpeningagreiðslur almennra ríkisstarfsmanna vegna ferða á vegum vinnuveitanda. Ferðakostnaður er athugaður nokkrum sinnum á ári þó upphæð ferðakostnaðar breytist yfirleitt sjaldnar. Nefndin hefur ákveðinn gagnagrunn til að halda utan um gisti- og fæðiskostnað og er upphæð dagpeninga meðaltal af upplýsingum þaðan.

Skilyrði þess að frádráttur á móti greiddum dagpeningum sé heimill eru eftirfarandi:

  • tilfallandi ferð utan venjulegs vinnustaðar
  • sannaður ferða- og dvalarkostnað vegna vinnuveitanda
  • gögn um tilefni ferðar, fjölda dvalardaga, og fjárhæð dagpeninga ásamt nafni
  • og kennitölu launþega liggja fyrir í bókhaldi launagreiðanda
  • frádráttarbær upphæð er að hámarki upphæð greiddra dagpeninga

Upphæð heimils frádráttar er mismunandi eftir því hvort um ferð innan- eða utanlands er að ræða en einnig hefur tilefni ferðarinnar áhrif á hana. Þannig eru dagpeningar vegna þjálfunar, náms eða eftirlitsstarfa erlendis lægri en almennir dagpeningar. Einnig er sérstakur frádráttur vegna uppihalds, heimill fyrir launþega sem starfar tímabundið erlendis hjá íslenskum vinnuveitanda. Slíkan frádrátt má nýta sér í allt að þrjú ár.

Með tilfallandi ferðum utan venjulegs vinnustaðar er átt við að launþegi er sendur í einstaka ferðir en að hann hafi að jafnaði fasta starfsstöð. Séu ferðir „ríkur og reglubundinn þáttur í starfinu„ er það ekki metið svo að um tilfallandi ferðir sé að ræða. Þetta kemur fram í Úrskurði Yfirskattanefndar nr. 42/2005 þar sem tryggingasölumaður hafði tilgreint dagpeninga á skattframtali og frádrátt á móti. Hann fór í reglubundnar söluferðir um landið, allt að 2 vikur í senn. Honum var ekki heimill frádrátturinn á þeim forsendum að um ríkan og reglubundinn þátt í starfi hans væri að ræða.

Til að geta sýnt fram á að um ferða- og dvalarkostnað á vegum vinnuveitanda sé að ræða þarf að eiga reikninga og greiðslukvittanir auk þess sem vinnuveitandinn þarf að halda utan um greidda dagpeninga í bókhaldi sínu. Og svo má ekki draga frá hærri upphæð en launþeginn fékk greidda. Dæmi: Heimilt er að draga 15.000 kr. frá greiddum dagpeningum. Launþegi fékk 10.000 kr. greidda í dagpeninga og það er upphæðin sem er frádráttarbær hjá honum.

Í 1. tl. A-liðar 30. gr. laga nr. 90/2003 er minnst á að auk dagpeninga megi draga frá hliðstæðar endurgreiðslur. Launþegi hefur þá orðið fyrir kostnaði í starfi sínu vegna ferða- og dvalarkostnaðar og fengið endurgreiðslu frá atvinnurekanda á móti. Litið er svo á að um endurgreiðslu á útlögðum kostnaði sé að ræða. Það þarf að halda öllum reikningum og kvittunum til haga til að sýna fram á hve mikill kostnaðurinn var (sannaður kostnaður). Heimill frádráttur fer eftir matsreglum fjármálaráðherra.

Á þessu var tekið í Héraðsdómi nr. 119/1998. Vörubílstjóra sem ók reglulega á milli Blönduóss og Reykjavíkur var óheimilt að nýta sér frádrátt vegna dagpeninga þar sem ekki var um tilfallandi ferðir að ræða. En hann mátti draga frá útlagðan kostnað vegna starfs síns. Í þessu tilviki var kostnaðurinn þó metinn þar sem engin gögn til að sýna fram á útlagðan kostnað voru lögð fram.

ATH! Þessar reglur eiga þó aðeins við um launþega. Maður í sjálfstæðum rekstri sem verður fyrir kostnaði vegna rekstursins má gjaldfæra þann kostnað, líka fæðiskostnað.

Akstursstyrkur – allt sem þú þarft að vita

​Ökutækjastyrkur er greiðsla frá launagreiðanda til launþega  fyrir noktun eigin bifreiðar í starfi. Greiðslan getur bæði verið föst fjárhæð t.d. á mánuði og gjald fyrir hvern kílómetra samkvæmt akstursdagbók eða akstursskýrslu.

Heimilt er að draga kostnað vegna reksturs bifreiðarinnar frá á móti þessum greiðslum að uppfylltum ákveðnum skilyrðum:

  1. Launþegi notar eigin bifreið í þágu launagreiðanda og ber kostnað af. Rekstrarkostnaðurinn þarf að vera sannanlegur og er því nauðsynlegt að halda saman kvittunum fyrir öllum útlögðum kostnaði vegna bifreiðarinnar.
  2. Færð hafi verið akstursdagbók eða akstursskýrslaþar sem skráð er hver ferð, dagsetning, ekin vegalengd, aksturserindi, kílómetragjald, nafn og kennitala launamanns og einkennisnúmer viðkomandi ökutækis. Færa skal þessi gögn reglulega og skulu þau vera aðgengileg skattyfirvöldum þegar þau óska þess.
  3. Enginn frádráttur er heimill vegna ökutækjastyrks sem fenginn er vegna aksturs á milli heimilis og vinnustaðar!

Frádráttarbær kostnaður

  1. Sá hluti af heildarrekstrarkostnaði bifreiðarinnar sem svarar til afnota hennar í þágu launagreiðanda.Ákveðið hámark er á frádrætti miðað við hvern ekinn kílómetra í þágu launagreiðanda, sem ákveðið er á ári hverju. Hámarkið getur tekið breytingum innan ársins, en við álagningu er hámarksfjárhæðin vegið meðaltal af þeim fjárhæðum sem í gildi voru á tekjuárinu. Aldrei leyfist þó hærri fjárhæð til frádráttar en talin er til tekna sem ökutækjastyrkur. Rekstrarkostnaður er t.d. eldsneytiskostnaður, viðgerðarkostnaður, smurning, hjólbarðar og viðgerðir á þeim, tryggingar og bifreiðagjöld.
  2. Hlutfallsleg árleg afskrift sem nemur nýtingu mest einnar bifreiðar í eigu launagreiðanda á hverjum tíma. Bifreið getur t.d. verið í eigu launþega hluta úr ári og notuð allan tímann í þágu launagreiðanda. Við slíkar aðstæður skal hlutfalla afskrift til samræmis við eignarhaldstíma á árinu.
  3. Fái launþegi greitt svonefnt „sérstakt gjald” (vegna aksturs á vegum fyrir almenna umferð þar sem ekki er bundið slitlag) eða „torfærugjald” (vegna aksturs utan vega eða á vegaslóðum sem ekki eru færir fólksbílum) á árinu má hækka hámarksfrádrátt fyrir hvern ekinn kílómetra sem hann fær greiddan samkvæmt „sérstöku gjaldi” og/eða samkvæmt „torfærugjaldi”, enda sé gerð fullnægjandi grein fyrir því að starfslegar forsendur fyrir greiðslu sérstaks gjalds og torfærugjalds séu uppfylltar.

3.000 km reglan

Fái starfsmaður greiðslu fyrir almenn afnot af bifreið sinni og endurgreiðsla á kostnaði hafi verið miðuð við 3.000 km eða minna er ekki krafist sundurliðunar á rekstrarkostnaði. Þó er gert að skilyrði að færð hafi verið akstursdagbók eða akstursskýrsla eða fyrir liggi skriflegur afnotasamningur þar sem aksturserindum er skilmerkilega lýst og að eyðublað RSK 3.04 hafi verið útfyllt í samræmi við reglur þær sem þar koma fram.

Staðgreiðsla skatts af ökutækjastyrk

Ökutækjastyrkur sem greiddur er sem föst mánaðarleg eða árleg fjárhæð er staðgreiðsluskyldur. Ef um er að ræða ökutækjastyrk sem greiddur er samkvæmt akstursdagbók fyrir hvern ekinn kílómetra og fjárhæðin er í samræmi við skattmat, má halda þeim ökutækjastyrk utan staðgreiðslu.

Samgöngustyrkur

Samkvæmt reglum í skattmati skal ekki telja til skattskyldra hlunninda greiðslu launagreiðanda á kostnaði launþega vegna ferða milli heimilis og vinnustaðar og/eða vegna ferða í þágu launagreiðanda, ef nýttar eru almenningssamgöngur eða vistvænn samgöngumáti að hámarki samtals 7.000 kr. á mánuði og að uppfylltum eftirtöldum skilyrðum:

  1. Undirritaður sé formlegur samningur milli launagreiðanda og launþega um nýtingu á almenningssamgöngum eða vistvænum ferðamáta vegna ferða launþegans til og frá vinnu sinnar og/eða vegna ferða í þágu launagreiðanda.
  2. Með vistvænum samgöngumáta er átt við að nýttur sé annar ferðamáti en með vélknúnum ökutækjumsamkvæmt skilgreiningu umferðarlaga, t.d. reiðhjól eða ganga.
  3. Séu framangreind skilyrði ekki uppfyllt er alltaf um að ræða skattskyld hlunnindi án frádráttar ef greiðsla er vegna ferða launþega til og frá vinnu.

Ef greiddir eru samgöngustyrkir sem ætlaðir eru til að greiða kostnað manna við ferðir sem ekki eru í þágu launagreiðanda er um að ræða skattskyldar tekjur hjá móttakanda án nokkurs frádráttar nema ef um er að ræða greiðslur sem uppfylla framangreind skilyrði.

Launþegi sem ferðast almennt á vistvænan hátt en notar svo stundum bíl til að útrétta getur átt rétt á að nýta samgöngustyrk og fá greiddan ökutækjastyrk.​

Skattskylda barna

Börn sem eru undir 16 ára aldri á viðkomandi tekjuári teljast ekki sjálfstæðir skattaðilar ef þau eru á framfæri foreldra sinna.  Því ber að telja eignir þeirra og tekjur fram með tekjum og eignum foreldranna nema um launatekjur sé að ræða en þær tekjur skattleggjast sérstaklega hjá barninu. Börn fá ekki persónuafslátt en eru með frítekjumark sem er 180.000 kr. á ársgrundvelli. Séu tekjur barnsins hærri greiðir það tekjuskatt (4%) og útsvar (2%) af mismuninum. Heildarskatthlutfall barns er því 6%. Tekjurnar eru staðgreiðsluskyldar og reikna ber tryggingagjald af laununum.

Dæmi:  Árstekjur barns eru 230.000 kr. Skattur er þá greiddur af 230.000 – 180.000 = 50.000 kr.

Aðrar tekjur barns skattleggjast hjá foreldrinu sem hefur hærri hreinar tekjur eða með tekjum þess foreldris eða þess manns sem nýtur barnabóta með barninu.

Skattfrelsi teknanna er ekki háð því að barnið vinni við atvinnurekstur foreldra sinna en ef þannig háttar til gætu skattyfirvöld litið til þess hvort laun barnsins séu eðlileg miðað við aldur, vinnuframlag og sambærileg störf annars staðar.