Dagpeningar og hliðstæðar endurgreiðslur

Dagpeningar eru endurgreiðsla á kostnaði sem launþegi verður fyrir vegna tilfallandi vinnuferða á vegum vinnuveitanda utan venjulegs vinnustaðar. Í því felst að launþeginn fær tilgreinda fjárhæð frá vinnuveitanda og sér sjálfur um að greiða mat eða gistingu. Um skattskyldar tekjur er að ræða en móttakanda dagpeninga er svo heimilt að draga dagpeninga frá samkvæmt tilgreindum reglum.

Launagreiðanda er í sjálfu sér heimilt að greiða hvaða upphæð sem er í dagpeninga en heimill frádráttur á móti er háður reglum í skattmati RSK. Ef greidd upphæð er hærri en leyfilegur frádráttur þarf að greiða tekjuskatt af mismuninum. Þetta leiðir af sér að algengast er að upphæð greiddra dagpeninga fylgi skattmatsreglunum og í daglegu máli er oftast átt við þá upphæð þegar talað er um dagpeninga (þ.e.a.s upphæð heimils frádráttar). RSK miðar heimilan frádrátt yfirleitt við þá upphæð sem Ferðakostnaðarnefnd ákveður en svo þarf ekki að vera, þ.a. nauðsynlegt er að ganga úr skugga um hver upphæðin er.

Ferðakostnaðarnefnd ákveður dagpeningagreiðslur almennra ríkisstarfsmanna vegna ferða á vegum vinnuveitanda. Ferðakostnaður er athugaður nokkrum sinnum á ári þó upphæð ferðakostnaðar breytist yfirleitt sjaldnar. Nefndin hefur ákveðinn gagnagrunn til að halda utan um gisti- og fæðiskostnað og er upphæð dagpeninga meðaltal af upplýsingum þaðan.

Skilyrði þess að frádráttur á móti greiddum dagpeningum sé heimill eru eftirfarandi:

• tilfallandi ferð utan venjulegs vinnustaðar
• sannaður ferða- og dvalarkostnað vegna vinnuveitanda
• gögn um tilefni ferðar, fjölda dvalardaga, og fjárhæð dagpeninga ásamt nafni
• og kennitölu launþega liggja fyrir í bókhaldi launagreiðanda
• frádráttarbær upphæð er að hámarki upphæð greiddra dagpeninga

Upphæð heimils frádráttar er mismunandi eftir því hvort um ferð innan- eða utanlands er að ræða en einnig hefur tilefni ferðarinnar áhrif á hana. Þannig eru dagpeningar vegna þjálfunar, náms eða eftirlitsstarfa erlendis lægri en almennir dagpeningar. Einnig er sérstakur frádráttur vegna uppihalds, heimill fyrir launþega sem starfar tímabundið erlendis hjá íslenskum vinnuveitanda. Slíkan frádrátt má nýta sér í allt að þrjú ár.

Með tilfallandi ferðum utan venjulegs vinnustaðar er átt við að launþegi er sendur í einstaka ferðir en að hann hafi að jafnaði fasta starfsstöð. Séu ferðir „ríkur og reglubundinn þáttur í starfinu„ er það ekki metið svo að um tilfallandi ferðir sé að ræða. Þetta kemur fram í Úrskurði Yfirskattanefndar nr. 42/2005 þar sem tryggingasölumaður hafði tilgreint dagpeninga á skattframtali og frádrátt á móti. Hann fór í reglubundnar söluferðir um landið, allt að 2 vikur í senn. Honum var ekki heimill frádrátturinn á þeim forsendum að um ríkan og reglubundinn þátt í starfi hans væri að ræða.

Til að geta sýnt fram á að um ferða- og dvalarkostnað á vegum vinnuveitanda sé að ræða þarf að eiga reikninga og greiðslukvittanir auk þess sem vinnuveitandinn þarf að halda utan um greidda dagpeninga í bókhaldi sínu. Og svo má ekki draga frá hærri upphæð en launþeginn fékk greidda. Dæmi: Heimilt er að draga 15.000 kr. frá greiddum dagpeningum. Launþegi fékk 10.000 kr. greidda í dagpeninga og það er upphæðin sem er frádráttarbær hjá honum.

Í 1. tl. A-liðar 30. gr. laga nr. 90/2003 er minnst á að auk dagpeninga megi draga frá hliðstæðar endurgreiðslur. Launþegi hefur þá orðið fyrir kostnaði í starfi sínu vegna ferða- og dvalarkostnaðar og fengið endurgreiðslu frá atvinnurekanda á móti. Litið er svo á að um endurgreiðslu á útlögðum kostnaði sé að ræða. Það þarf að halda öllum reikningum og kvittunum til haga til að sýna fram á hve mikill kostnaðurinn var (sannaður kostnaður). Heimill frádráttur fer eftir matsreglum fjármálaráðherra.

Á þessu var tekið í Héraðsdómi nr. 119/1998. Vörubílstjóra sem ók reglulega á milli Blönduóss og Reykjavíkur var óheimilt að nýta sér frádrátt vegna dagpeninga þar sem ekki var um tilfallandi ferðir að ræða. En hann mátti draga frá útlagðan kostnað vegna starfs síns. Í þessu tilviki var kostnaðurinn þó metinn þar sem engin gögn til að sýna fram á útlagðan kostnað voru lögð fram.

ATH! Þessar reglur eiga þó aðeins við um launþega. Maður í sjálfstæðum rekstri sem verður fyrir kostnaði vegna rekstursins má gjaldfæra þann kostnað, líka fæðiskostnað.